2.1. Организатор сеанса ВКС не позднее 5 суток до дня проведения совещания направляет в аппарат Губернатора и Правительства Сахалинской области согласованную с курирующим заместителем Губернатора Сахалинской области или заместителем председателя Правительства Сахалинской области заявку на проведение совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области с указанием даты, времени и продолжительности проведения по форме к настоящему Регламенту.
2.2. Получив заявку от организатора сеанса ВКС, аппарат Губернатора и Правительства Сахалинской области согласовывает дату, время и продолжительность проведения совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области.
2.3. В случае поступления нескольких заявок на проведение сеансов ВКС на одну и ту же дату и время решение о проведении сеанса ВКС на указанную дату и время принимает заместитель Губернатора Сахалинской области - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области, о чем сообщается уполномоченным лицам для согласования с организатором сеанса ВКС.
2.4. В случае если дата и время проведения сеанса ВКС с главами администраций муниципальных образований совпадает с датой и временем проведения сеанса защищенной видеосвязи, то оператор ВКС Правительства Сахалинской области согласовывает и определяет с организатором сеанса ВКС новую дату проведения совещания с главами администраций муниципальных образований.
2.5. Губернатор Сахалинской области, первый заместитель Губернатора Сахалинской области или первый заместитель председателя Правительства Сахалинской области вправе проводить внеплановые сеансы ВКС в любое время независимо от поданных заявок и назначенных мероприятий. В таких случаях оператор ВКС Правительства Сахалинской области извещает организатора сеанса ВКС об отмене запланированного сеанса ВКС и предлагает для согласования новые дату и время проведения отмененного сеанса.
2.6. Организаторы сеансов ВКС в лице руководителей органов власти Сахалинской области своим правовым актом назначают лиц, уполномоченных взаимодействовать с оператором ВКС Правительства Сахалинской области, для подготовки и проведения совещаний с главами муниципальных образований с использованием ВКС Правительства Сахалинской области.
2.7. В случае если организатором сеанса ВКС выступают Губернатор Сахалинской области, заместители Губернатора Сахалинской области или заместители председателя Правительства Сахалинской области, то ответственность за подготовку и проведение совещаний с главами муниципальных образований с использованием ВКС Правительства Сахалинской области возлагается на орган власти Сахалинской области, определенный Губернатором Сахалинской области либо заместителями Губернатора Сахалинской области, либо заместителями председателя Правительства Сахалинской области.
2.8. Уполномоченные организатором сеанса ВКС лица не позднее 2 суток до дня проведения совещания направляют в аппарат Губернатора и Правительства Сахалинской области:
- список приглашенных лиц в Ситуационный центр Губернатора Сахалинской области с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей приглашенных (вместимость зала - не более 11 человек);
- перечень участников совещания в оконечных абонентских пунктах;
- программу проведения мероприятия, включающую тематику и регламент выступлений, а также список выступающих;
- раздаточный материал для приглашенных в Ситуационный центр Губернатора Сахалинской области;
- презентации и другие материалы в электронном виде для демонстрации в ходе сеанса ВКС (презентации должны быть оформлены в формате Power Point размером 19,20 см x 10,80 см);
2.9. При подготовке программы проведения мероприятия организатору сеанса ВКС необходимо учитывать, что продолжительность рабочего совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области, как правило, не должна превышать одного часа.