5.1. Должностные лица, проводящие личный прием граждан:
5.1.1. осуществляют ежемесячный прием граждан в муниципальных образованиях области в соответствии с утвержденным распоряжением администрации области графиком, содействуют общественным приемным в выполнении их задач и осуществлении функций;
5.1.2. разрабатывают резолюции к обращениям, в соответствии с которыми либо самостоятельно рассматривают обращения, если они содержат вопросы, входящие в компетенцию должностных лиц, либо направляют обращения в установленные законодательством Российской Федерации сроки в соответствующий орган исполнительной власти области, орган местного самоуправления области или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Текст резолюции записывается специалистом общественной приемной в карточке личного приема гражданина.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем должностным лицом делается запись в карточке личного приема гражданина.
Должностные лица при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой орган исполнительной власти области, орган местного самоуправления области или иному должностному лицу могут в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения;
5.1.3. принимают участие во встречах с трудовыми коллективами и населением по вопросам, относящимся к их компетенции;
5.1.4. при наличии уважительной причины (болезнь, командирование, отпуск, проведение совещания главой администрации области, председателем Тамбовской областной Думы) обязаны за три дня до начала личного приема в общественной приемной в письменном виде уведомить Департамент о невозможности проведения личного приема и (или) о замене свой кандидатуры на иную кандидатуру.
5.2. Письменные обращения граждан, поступившие к первым заместителям, заместителям главы администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области, передаются в Департамент и регистрируются в автоматизированной системе учета и контроля обращений граждан (ГИС "АСКОГ") администрации области.
Обращения граждан, поступившие к руководителям органов исполнительной власти области, регистрируются в автоматизированной системе учета и контроля обращений граждан (ГИС "АСКОГ") данного органа.
5.3. Материально-техническое обеспечение деятельности общественных приемных осуществляется за счет средств бюджета области или иных источников, не запрещенных законодательством Российской Федерации.