42. Поступающие документы могут быть размножены только при наличии письменного указания (разрешения) должностных лиц, подписавших документ, в количестве, не превышающем указаний в сопроводительном письме.
Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
43. При отсутствии письменных указаний (разрешений), допускается направление запроса о разрешении размножении документа, в адрес организации составителя документа.
Запрос о размножении документа должен включать мотивированное обоснование и необходимое количество экземпляров.
44. Копирование осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц к копируемым документам.
45. Посторонним лицом является любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному документу, в том числе лица, имеющие допуск к работе со служебной информацией ограниченного доступа в Администрации города.
46. При копировании документов внизу на оборотной стороне последнего листа исходного документа проставляется рукописная отметка о сотруднике, осуществившем копирование (Ф.И.О., должность), дате копирования, основании для осуществления копирования, количестве сделанных копий. При осуществлении повторного копирования указанные сведения проставляются выше предыдущих.
47. Допускается направлять служебную информацию ограниченного доступа в виде выписок. Выписка может не относиться к документам в случае, если в ней не содержится служебная информация ограниченного доступа, послужившая причиной установления грифа ограничения доступа "ДСП". Принятие решения и полнота ответственности возлагается на должностное лицо, принявшее решение о формировании выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного доступа.
На оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка, аналогичная проставляемой при копировании, с дополнительным указанием слова "Выписка" и перечня включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа.
48. Учет экземпляров копий осуществляется в следующем порядке.
К порядковому номеру экземпляра полученного документа через косую черту "/" добавляется порядковый номер каждой копии, начиная с 1. При отсутствии номера экземпляра на исходном документе его номер принимается равным единице. В случае создания дополнительных копий к ранее сделанным по тому же месту регистрации, их нумерация продолжается.
При создании дополнительных копий по месту исполнения документа за исходный номер принимается номер экземпляра исходного документа и через косую черту "/" номер экземпляра полученной копии.
49. Направляемые для исполнения документы или их копии:
49.1. передаются под личную подпись исполнителям;