3.9.1. Основанием для начала административной процедуры является прием заявления и документов от заявителя (представителя заявителя).
3.9.2. В персональное дело документы подшиваются в следующей последовательности:
- заявление о предоставлении государственной услуги;
- копии документов, удостоверяющих личность заявителя и содержащих сведения о регистрации по месту жительства на территории Ивановской области;
- копии документов, определяющих основания предоставления государственной услуги;
- решение о предоставлении (отказе в предоставлении) государственной услуги.
3.9.3. Документы, составляющие персональное дело, сформированные в вышеуказанном порядке, вкладываются в обложку и сшиваются скоросшивателем или иным способом.
3.9.4. На лицевой стороне (обложке) персонального дела указывается наименование района (города), фамилия, имя, отчество и адрес заявителя, наименование государственной услуги, за которой обратился заявитель, номер персонального дела.
3.9.5. Сформированные персональные дела хранятся на специально оборудованных стеллажах в течение 3 лет с момента прекращения предоставления (отказа в предоставлении) государственной услуги.
Порядок размещения действующих персональных дел в хранилище (т.е. размещение дел в алфавитном порядке, по номерам личных дел получателей, по отделениям связи и т.д.) определяется приказом по территориальному органу, филиалу ОГКУ.
3.9.6. Персональные дела с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем территориального органа, филиала ОГКУ.