2.2.1. Регистрация обращений осуществляется в пределах календарного года, начинается с номера 1, и ведется в хронологическом порядке. Информация о персональных данных авторов письменных обращений и обращений, направленных в форме электронного документа, хранится и обрабатывается с соблюдением требований действующего законодательства о персональных данных.
2.2.2. Письменные обращения подлежат регистрации в электронном виде в течение трех дней со дня их поступления. Регистрация обращений в журнале регистрации и учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в Департаменте (далее - Журнал) и своевременное, полное и достоверное внесение в него сведений осуществляются должностным лицом Департамента, ответственным за регистрацию корреспонденции. Правила ведения и форма Журнала определяются в приложении N 2 к настоящему Порядку.
На первой странице обращения (а не сопроводительных документах к нему) в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте проставляется присвоенный регистрационный номер.
2.2.3. В электронную учетную карточку вносятся:
дата регистрации;
регистрационный номер;
фамилия и инициалы автора обращения (в именительном падеже) и его почтовый адрес (если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля). Если в электронном обращении почтовый адрес отсутствует, указан только электронный адрес заявителя и из содержания обращения невозможно определить место проживания заявителя, в адресную строку вносится запись "Без точного адреса";
указывается, откуда поступило обращение, дата, исходящий номер сопроводительного письма;
краткое содержание обращения, которое должно быть четким, отражать его суть;
сведения о повторности или многократности обращения.
2.2.4. При регистрации коллективных обращений (обращений, подписанных двумя или более авторами) в электронную учетную карточку вносятся первая разборчиво указанная фамилия с припиской "и другие". Первой указывается фамилия того автора, в адрес которого заявители просят направить ответ, и учет производится по данной фамилии. В случае отсутствия ссылки на фамилию первой указывается фамилия, обозначенная на конверте. В учетной карточке проставляется отметка "коллективное". Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения, из которых они поступили.
2.2.5. Если автор (Иванов) пересылает обращение через второе лицо (Петров), указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: "Иванов, Петров".
2.2.6. Если заявитель не указал своей фамилии, то в электронную учетную карточку вносится запись "без подписи".
2.2.7. Поступившее обращение проверяется на первичность и повторность.