О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края, утвержденную распоряжением Правительства Ставропольского края от 26 декабря 2014 г. N 435-рп

N п/п

Наименование сведений о документе

Наименование поля (области, раздела) регистрационной карточки документа в СЭДД "ДЕЛО"

Характеристика информации, включаемой в регистрационную карточку документа в СЭДД "ДЕЛО"

1

2

3

4

1.

Адресант (автор)

Корр.

выбирается из справочника "Организации" ("Граждане") наименование организации или фамилия и инициалы должностного лица - автора документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)

2.

Адресат

Кому

указываются фамилия и инициалы должностного лица, являющегося получателем документа (заполняется путем выбора информации из справочника "Подразделения")

3.

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Подписал

указываются фамилия и инициалы должностного лица - автора документа и его должность

4.

Наименование вида документа

-

выбирается из справочника "Группы документов" в соответствии с указанием вида документа или на основании оценки содержания документа

5.

Дата документа

Дата

указывается в соответствии с датой документа, присвоенной документу адресантом (автором), или на основании почтового штемпеля на конверте (если отсутствует дата документа);

в случае отсутствия даты документа ставится отметка "б/д"

6.

Регистрационный номер документа

Исх. N

указывается в соответствии с исходящим номером, присвоенным документу адресантом (автором);

в случае отсутствия номера документа ставится отметка "б/н"

7.

Дата поступления документа

От

указывается дата регистрации документа в СЭДД "ДЕЛО" (устанавливается автоматически при регистрации документа)

8.

Регистрационный номер входящего документа

N

формируется автоматически при регистрации входящего документа в СЭДД "ДЕЛО" (по шаблону, заданному для выбранной группы документов)

9.

Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

Связки

указываются сведения, содержащиеся в соответствующем реквизите документа (если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, зарегистрированными ранее в СЭДД "ДЕЛО")

10.

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Содерж.

указывается краткое содержание документа (например: "О проведении совещания (с указанием даты и места его проведения, темы совещания)"; "О представлении информации (с указанием срока представления информации и ее содержания)")

11.

Индекс дела по номенклатуре дел

Журнал передачи (N дела)

указывается при регистрации исходящего документа и при списании документа в дело путем выбора из справочника "Номенклатура" индекса дела по номенклатуре дел, указывающего на место хранения документа

12.

Сведения о переадресации документа

Журнал передачи

указываются должностное лицо, которому адресован документ, и исполнитель документа (лицо, которому документ направлен на исполнение)

13.

Количество листов основного документа

Состав

после указания общего количества листов документа указывается общее количество листов основного документа (без приложений)

     (например: 5/1

     (где 5 - общее количество листов документа;

1 - количество листов основного документа)

14.

Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

Состав

после указания общего количества листов основного документа указываются количество приложений и общее количество листов приложений

     (например: 5/1 + 2(4)

     (где 5 - общее количество листов документа;

1 - количество листов основного документа;

2 - количество приложений;

4 - общее количество листов приложений)

15.

Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

Поручение (автор, текст, исполнитель)

указываются:

должность, фамилия и инициалы автора резолюции (поручения);

текст резолюции (поручения);

дата исполнения документа;

фамилия и инициалы исполнителя документа (при оформлении резолюции (поручения) необходимо соблюдать логическую подчиненность резолюции (поручения)

16.

Отметка о контроле

К (поставить/снять с контроля)

отметка о контроле документа указывается путем выбора нужного значения из окна "Контрольность документа"

17.

Гриф ограничения доступа

Доступ

указывается в соответствии с отметкой о конфиденциальности документа (путем выбора из справочника "Доступ" одного из вариантов: "ДСП", "Общий", "Лично" или "Коммерческая тайна")

18.

Сведения об электронной подписи

Подписать файл

подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи"

19.

Проверка электронной подписи

Проверить подпись

проверка подлинности сертификата электронной подписи

20.

Подразделение - ответственный исполнитель документа

Ответственный исполнитель (знак "!")

указываются плановая дата исполнения документа и лицо, осуществляющее контроль за его исполнением (ответственный исполнитель отмечается в резолюции (поручении) в ТК документа знаком "!")

21.

Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

Файлы

прикрепляются файлы, содержащие текст документа (формат .doc/, docx/ .rtf), и электронная копия документа (формат TIFF, PDF);

электронная копия документа (в формате TIFF, PDF) формируется в виде одного файла, в том числе при наличии приложения (приложений) к данному документу, независимо от количества листов приложения (приложений)

22.

Дополнительная информация о документе

Прим.

при необходимости указывается дополнительная информация о документе (например:

наличие приложения к документу, не подлежащего сканированию (журнала, диска, буклета и др.);

другая информация о документе (в аппарате Правительства Ставропольского края при работе с некоторыми внутренними документами в поле "Прим." вносится информация следующего содержания: "Без направления на бумажном носителе")

23.

Вид доставки документа

Доставка

заполняется путем выбора из справочника "Виды доставки" одного из видов доставки документа: почта, факс, телеграмма и др.

24.

Почтовый номер документа

Почт. N

заполняется в том случае, если на пакете (конверте) указан номер заказного почтового отправления, почтовый номер телеграммы и др.

25.

Тематика обращений и вид обращений

Рубр.

из справочника "Рубрикатор" выбираются соответствующие тематика обращения и вид обращения

26.

Информация о пересылке документа

Сопр. документ

при необходимости указывается информация о сопроводительном письме к пересылаемому документу путем заполнения соответствующих полей раздела "Сопроводительные документы"

27.

Отчет об исполнении документа

Отчет исполнителя

отчет об исполнении документа вводится в окне "Отчет исполнителя" путем:

указания состояния исполнения документа ("Окончательный", "Промежуточный" и др.) и даты исполнения документа;

изложения текста отчета (например: "Заявителю направлено письмо с разъяснениями (см. исх. N ___ от _____)"; "Участие в совещании приняла.")

28.

Должность, фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего проект исходящего (внутреннего) документа

Исп.

заполняется путем выбора из справочника "Подразделения" должности, фамилии и инициалов исполнителя, подготовившего проект исходящего (внутреннего) документа

29.

Должность, фамилия, инициалы лица, визирующего исходящий (внутренний) документ

Визы

заполняется путем выбора из справочника "Подразделения" должности, фамилии и инициалов лица, визирующего исходящий (внутренний) документ