158. БД "Справочник организаций" является общей БД для всех структурных подразделений и используется при заполнении реквизитов документов СЭДД.
159. Пользователь СЭДД, заполняющий РКК документа, использует следующие функции СЭДД при работе с БД "Справочник организаций":
- поиск сторонней организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову;
- выбор сторонней организации из предложенного перечня организаций;
- добавление сторонней организации в справочник.
160. Ответственность за ведение, внесение, изменение, удаление организаций возложена на администратора СЭДД.
161. Добавление внешней организации в БД "Справочник организаций" производится при заполнении РКК входящего или исходящего документа, используя кнопку "Новая" в поле "Адресат" в открывшейся карточке ввода информации о новой организации.
162. При вводе наименования организации следует соблюдать следующие правила:
- указывается юридическое наименование организации/сокращенное наименование организации - уникальная часть наименования или сокращенное наименование, например:
Полное наименование | Сокращенное наименование |
ОАО "Российские железные дороги" | РЖД, ОАО |
ОАО "ГАЗПРОМ" | ГАЗПРОМ, ОАО |
;
- инициалы адресата указываются полностью в следующем порядке: фамилия, имя, отчество.
163. За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод указанной информации.
164. Заполненная карточка является заявкой на создание новой организации в БД "Справочник организаций" и обрабатывается администратором СЭДД, а именно:
- утверждается и преобразовывается в учетную запись БД "Справочник организаций";