4.1. Регистрации в СЭД "Дело" подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в служебных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
4.2. Запрещается размещение в СЭД "Дело" сведений, составляющих государственную тайну.
4.3. Документы регистрируются в СЭД "Дело" независимо от способа их доставки и передачи.
4.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
4.5. Регистрация документа в СЭД "Дело" должна осуществляться в пределах групп, в зависимости от названия документа, автора, содержания и назначения.
4.6. Запрещается присвоение документу вида и группы, которые не соответствуют его фактическому содержанию, происхождению и назначению.
4.7. Группы документов в СЭД "Дело" могут дополняться и редактироваться технологом системы по заявке работников Окружной администрации.
4.8. Перечень основных групп документов, подлежащих регистрации в СЭД "Дело":
- входящие;
- исходящие;
- внутренние документы;
- обращения граждан.
4.8.1. Ко входящим документам относятся документы, поступившие в Окружную администрацию или ее структурное подразделение от сторонних организаций, и подлежат регистрации в СЭД "Дело" под соответствующей группой документов в справочнике системы.
4.8.2. К исходящим документам относятся документы, направляемые из Окружной администрации или ее структурного подразделения в сторонние организации. Исходящие документы подлежат регистрации в СЭД "Дело" под соответствующей группой документов в справочнике системы (исходящие отдела или структурного подразделения).