ОКРУЖНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЯКУТСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 12 мая 2015 года N 743р


Об утверждении Регламента работы Окружной администрации города Якутска и подведомственных учреждений в системе электронного документооборота "Дело"

В соответствии с постановлением Окружной администрации города Якутска от 16 июля 2014 года N 193п "Об утверждении Регламента Окружной администрации города Якутска в новой редакции", в целях совершенствования организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности Окружной администрации и подведомственных учреждений:

1. Утвердить Регламент работы Окружной администрации города Якутска и подведомственных учреждений в системе электронного документооборота "Дело" (далее - Регламент) согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Всем сотрудникам Окружной администрации города Якутска и подведомственных учреждений руководствоваться в своей деятельности настоящим Регламентом.

3. Контроль над исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы городского округа "город Якутск" - руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска Г.Н. Михайлова.

Глава
А.С.НИКОЛАЕВ

Утвержден
распоряжением
Окружной администрации г. Якутска
от 12 мая 2015 г. N 743р

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ДЕЛО" ОКРУЖНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЯКУТСКА

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает правила работы с документами с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - СЭД "Дело") в Окружной администрации города Якутска.

1.2. Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми работниками Окружной администрации, являющимися пользователями СЭД "Дело".

1.3. СЭД "Дело" является системой смешанного документооборота, которая осуществляет работу с электронными документами и сопровождает работу с бумажными документами.

1.4. СЭД "Дело" является основным инструментом документооборота в Окружной администрации города Якутска, с помощью которой осуществляется регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, отправка документов, внесение резолюций, контроль исполнения поручений, согласование проектов документов.

1.5. Пользователями системы "Дело" являются должностные лица Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделений, которым предоставлен доступ работы в СЭД "Дело" (лицензии).

2. Цели и задачи в процессе управления документами в СЭД "Дело"

2.1. Цель процесса управления документами - обеспечение и сопровождение жизненного цикла документов в Окружной администрации города Якутска и ее структурных подразделениях.

2.2. Задачи участников процесса управления документами:

- подготовка документов;

- электронное согласование проектов документов;

- утверждение/подписание проектов документов;

- регистрация документов;

- сканирование документов;

- подготовка резолюций на документы;

- постановка резолюций на контроль;

- подготовка отчета об исполнении резолюции;

- снятие исполненной резолюции с контроля;

- поиск документов в СЭД "Дело";

- подготовка статистических и аналитических отчетов о документообороте.

3. Порядок доступа в СЭД "Дело"

3.1. Доступ пользователей в СЭД "Дело" осуществляется под персональной учетной записью по персональному учетному имени пользователя и паролю, передача которого иным лицам не допускается. Персональное имя пользователя и пароль присваиваются пользователю инженером Отдела развития телекоммуникаций и технического обеспечения (далее - ОРТиО) МКУ "Центр информационных технологий".

3.2. Получение доступа в СЭД "Дело" для работников осуществляется на основании служебной записки за подписью начальника структурного подразделения в адрес Директора МКУ "Центр информационных технологий".

В служебной записке указываются:

- фамилия, имя, отчество работника (полностью);

- должность работника;

- полное наименование подразделения и отдела, в котором работает работник;

- номера телефонов работника.

3.3. На основании служебной записки работником ОРТиО при необходимости устанавливается на компьютеризированное рабочее место пользователя программное обеспечение СЭД "Дело", а инженер ОРТиО осуществляет регистрацию пользователя в базе данных СЭД "Дело" и сообщает работнику лично его идентификационные данные для доступа к СЭД "Дело" (имя и пароль пользователя).

3.4. Подключение новых пользователей производится при наличии свободных пользовательских лицензий СЭД "Дело".

3.5. Обучение новых пользователей СЭД "Дело" осуществляется по заявке, указанной в п. 3.2.

3.6. При входе в СЭД "Дело" работник обязан идентифицироваться посредством ввода имени и пароля. В случае невозможности идентификации пользователь обязан сообщить об этом инженеру ОРТиО.

3.7. Одному работнику при необходимости может быть предоставлен доступ к кабинету другого пользователя. При этом работник должен выполнять вход в систему с помощью личных идентификационных данных (логина и пароля).

3.8. Работник не должен передавать свои идентификационные данные другим работникам или любому другому лицу. В случае передачи идентификационных данных другому работнику все действия, выполняемые в системе "Дело" другим лицом, фиксируются в системе от имени работника, передавшего свои идентификационные данные. Таким образом, ответственность за выполнение всех действий в системе "Дело" другим лицом возлагается на работника, передавшего свои идентификационные данные.

3.9. В случае утраты пользователем СЭД "Дело" пароля доступа или его дискредитации (пароль стал известен другим лицам и т.п.) пользователь должен сообщить об этом специалистам ОРТиО.

3.10. В случае увольнения работника, зарегистрированного в СЭД "Дело", начальник структурного подразделения обязан сообщить об этом в отдел ОРТиО в дату, соответствующую дате увольнения работника, после чего инженером ОРТиО осуществляется логическое удаление учетной записи пользователя.

3.11. Запрещается передача идентификационных данных уволенных лиц другим сотрудникам, в том числе принятым на место уволенных.

3.12. В случае назначения временно исполняющего обязанности работника, являющегося пользователем СЭД "Дело", на основании служебной записки руководителя соответствующего подразделения указанному работнику инженером ОРТиО может быть временно предоставлен доступ в "кабинет" в СЭД "Дело" отсутствующего работника на указанный в служебной записке период согласно п. 3.7 настоящего Регламента.

3.13. Работники, имеющие учетные записи в СЭД "Дело", должны своевременно осуществлять просмотр и ознакомление с поступающими документами.

3.14. Инженером ОРТиО может быть изъята лицензия с СЭД "Дело" у работника в случае, если им не осуществляется вход в систему в течение одного месяца (не считая отпуска, командировки или временной нетрудоспособности).

3.15. Перед изъятием лицензии у работника по причине невыполнения входа в систему в течение одного месяца, начальником Управления внедрения информационных технологий и муниципальных услуг направляется информационное письмо об изъятии лицензии в адрес начальника структурного подразделения работника.

3.16. В случае, если работником не выполнялся вход в систему по уважительной причине, начальник структурного подразделения направляет письмо-ответ с указанием причины невыполнения входа в систему и, при необходимости, изъятие лицензии не производится.

3.17. В случае, если письмо-ответ не направляется, изъятие лицензий происходит по умолчанию.

3.18. Все приказы о приеме на работу или увольнении работников направляются Управлением кадров Окружной администрации города Якутска в адрес начальника Управления внедрения информационных технологий и муниципальных услуг.

4. Порядок регистрации документов в СЭД "Дело"

4.1. Регистрации в СЭД "Дело" подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в служебных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

4.2. Запрещается размещение в СЭД "Дело" сведений, составляющих государственную тайну.

4.3. Документы регистрируются в СЭД "Дело" независимо от способа их доставки и передачи.

4.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

4.5. Регистрация документа в СЭД "Дело" должна осуществляться в пределах групп, в зависимости от названия документа, автора, содержания и назначения.