5.1. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов | |
5.1.1. Характеристика помещений | |
размещение архива | |
состояние здания (помещений) | |
загруженность архивохранилищ и резерв площадей для перспективного комплектования архива | |
состав и рациональная планировка помещений | |
соответствие здания (помещений) нормативным требованиям | |
дополнительные сведения | |
5.1.2. Нормативные режимы хранения архивных документов | |
5.1.2.1. Противопожарный режим: | |
ответственное должностное лицо | |
оснащение современной системой пожарной сигнализации | |
наличие, эффективность и исправность средств пожаротушения | |
наличие и качество подготовки внутренних документов | |
документ, определяющий порядок действия персонала при чрезвычайных ситуациях | |
дополнительные сведения | |
5.1.2.2. Охранный режим: | |
ответственное должностное лицо | |
оборудование здания (помещений) архива средствами охранной сигнализации | |
организация поста(ов) охраны | |
соблюдение внутриобъектового и пропускного режимов | |
наличие и качество договора между архивом и соответствующим подразделением охраны | |
документ, определяющий порядок действия охраны при чрезвычайных ситуациях | |
дополнительные сведения | |
5.1.2.3. Температурно-влажностный режим: | |
оборудование архивохранилищ системами кондиционирования воздуха | |
приборы контроля климатических условий | |
ведение журналов контроля | |
принимаемые меры по поддержанию температурно-влажностного режима | |
дополнительные сведения | |
5.1.2.4. Световой режим: | |
тип освещения | |
оснащенность контрольно-измерительными приборами | |
методы защиты архивных документов от воздействия света | |
дополнительные сведения | |
5.1.2.5. Санитарно-гигиенический режим: | |
периодичность проведения санитарных дней | |
уровень запыленности | |
очаги биопоражения и меры борьбы с ними | |
дополнительные сведения | |
5.1.3. Оборудование архивохранилищ средствами хранения | |
размещение стеллажного оборудования | |
первичные средства хранения архивных документов | |
дополнительные сведения | |
5.1.4. Организация хранения архивных документов в архивохранилищах | |
размещение архивных документов | |
ведение топографических указателей | |
проверка наличия и состояния архивных документов | |
фондирование архивных документов | |
выдача архивных документов | |
дополнительные сведения | |
5.1.5. Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденных | |
учет физического и технического состояния архивных документов | |
проведение физико-химической и технической обработки архивных документов | |
создание страхового фонда и фонда пользования | |
дополнительные сведения | |
Выводы: | |
5.2. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов | |
паспорт архива | |
выверка сведений в краевом фондовом каталоге | |
порядок и схема учета архивных документов | |
ведение основных учетных документов: | |
- книга учета поступлений документов | |
- список фондов | |
- листы фондов/лист учета аудиовизуальных документов | |
- описи дел, документов | |
- листы-заверители дел | |
- реестр описей дел | |
- паспорта архивохранилищ | |
- дела фондов | |
ведение вспомогательных учетных документов | |
учет поступления и выбытия документов | |
ведение учетной базы данных "Архивный фонд" | |
дополнительные сведения | |
Выводы: | |
5.3. Организация комплектования архивными документами | |
ведение списка источников комплектования | |
паспортизация архивов организаций | |
организация проведения работ по упорядочению документов и передаче их на архивное хранение | |
прием архивных документов | |
количество и крайние даты документов, находящихся в организациях сверх установленных сроков | |
утрата документов в организациях-источниках комплектования | |
дополнительные сведения | |
Выводы: | |
5.4. Использование архивных документов | |
доступ пользователей к архивным документам | |
формы использования архивных документов | |
организация приема граждан | |
исполнение запросов: | |
социально-правовые | |
тематические | |
в том числе: | |
в электронной форме | |
поступившие из МФЦ | |
сроки исполнения запросов (минимальный/максимальный) | |
обслуживание пользователей в читальном зале | |
научно-справочный аппарат к архивным документам | |
тематические базы данных | |
усовершенствование и переработка описей | |
дополнительные сведения | |
Выводы: | |
6. Выполнение предписаний по результатам проведения предыдущих проверок | |
дата проверки | |
кем проведена | |
сведения о выполнении/невыполнении предписаний | |
дополнительные сведения | |