72. На основании положений Гаагской конвенции 1961 года архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие конвенцию, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.
Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
73. Департамент проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных ОГКУ "ГАМО", муниципальными архивными отделами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Магаданской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
74. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
75. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Департамент архивных справок, архивных выписок и архивных копий для проставления апостиля.
Исполнение административной процедуры осуществляется уполномоченным должностным лицом Департамента.
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными и (или) муниципальными архивами, государственными органами, органами местного самоуправления, иными организациями Магаданской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), осуществляется после их письменного обращения с представлением в Департамент области образцов подписей с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
Факт проставления апостиля регистрируется уполномоченным должностным лицом Департамента в реестре апостилей, где указываются: порядковый номер апостиля и дата его проставления, фамилия, имя и отчество заявителя, откуда поступил запрос, фамилия и инициалы лица, подписавшего российский официальный документ, должность лица, подписавшего российский официальный документ, фамилия уполномоченного должностного лица Департамента, проставившего апостиль, место хранения (номер дела) второго экземпляра архивной справки, архивной выписки и архивной копии.
После проставления апостиля уполномоченное должностное лицо Департамента, ответственное за рассмотрение запроса, готовит проект письма о предоставлении государственной услуги в адрес заявителя с приложением документов с проставленным апостилем и направляет его на подпись руководителю архивного агентства Департамента.
Руководитель архивного агентства Департамента подписывает проект письма о предоставлении государственной услуги и передаёт его уполномоченному должностному лицу Департамента, ответственному за приём и регистрацию документов в день его получения.
В случае исполнения запроса несколькими архивами, органами, организациями все полученные от архивов, органов и организаций архивные справки, архивные выписки, архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, Департамент с сопроводительным письмом направляет непосредственно в адрес заявителя.
76. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в абзаце третьем пункта 75, не должен превышать 3 рабочих дня со дня представления документов.
В случае непредставления и (или) отсутствия в Департаменте образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ, обозначенных в абзаце третьем пункта 75 Регламента, уполномоченное должностное лицо Департамента направляет в адрес лица, выдавшего российский официальный документ, запрос о предоставлении соответствующей информации. Запрос направляется в течение одного рабочего дня со дня установления факта отсутствия указанной информации.
Указанный в абзаце втором настоящего пункта запрос должен содержать наименование выданного российского официального документа и его реквизиты. К запросу прилагается копия соответствующего российского официального документа.
В случае непоступления в Департамент от лица, выдавшего официальный российский документ, ответа с приложением образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ, в течение 30 рабочих дней со дня поступления архивных справок, архивных выписок и архивных копий для проставления апостиля, предусмотренных абзацем первым пункта 75 Регламента, Департамент отказывает заявителю в проставлении апостиля, о чем уведомляет его в письменном виде в последний день указанного срока.
77. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.