56. Основанием для начала исполнения административной процедуры является получение запроса и указаний по его исполнению.
57. Подготовку ответов заявителям осуществляет Департамент. Ответ может быть подготовлен в форме:
информационных писем при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий; тематических перечней, обзоров архивных документов; тематических подборок копий архивных документов;
письменного уведомления заявителя о направлении запроса по принадлежности в соответствующий орган, организацию.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка подписывается руководителем, заверяется гербовой печатью, проставляется номер и дата составления.
58. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений других субъектов Российской Федерации.
Результатом административной процедуры является:
предоставление имеющейся информации в форме информационных писем при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий; тематические перечни, обзоры архивных документов; тематические подборки копий архивных документов; ответы об отсутствии запрашиваемых сведений; письменные уведомления заявителя о направлении запроса по принадлежности в соответствующий орган, организацию.
59. Срок исполнения данной административной процедуры - 30 дней.