Основанием для начала административной процедуры является принятие руководителем (заместителем руководителя) Управления решения о назначении материальной помощи. Документы, принятые от заявителя, сведения, полученные в результате межведомственного и внутриведомственного взаимодействия, формируются в личное дело получателя материальной помощи специалистом, ответственным за выполнение административного действия.
Лицевая сторона обложки личного дела должна содержать:
верхний правый угол - наименование Управления и вид материальной помощи;
центральная часть - фамилию, имя, отчество получателя материальной помощи;
нижняя часть - адрес получателя с указанием почтового индекса, N телефона (при его наличии).
Рекомендуемый формат личного дела: стандарт листа А4 (скоросшиватель) либо стандарт листа А5.
В личном деле последовательно располагаются:
- решение о назначении материальной помощи;
- заявление о назначении материальной помощи;
- документы и копии документов, представленные для получения материальной помощи, в порядке, перечисленном в п. 2.6 административного регламента.
Листы в деле должны быть пронумерованы.
Срок выполнения административной процедуры составляет до 10 минут на одно личное дело.
После окончания выплаты материальной помощи в личное дело получателя материальной помощи специалист Управления формирует из базы данных автоматизированной системы АИС СПН, распечатывает информацию о фактически произведенной выплате.
Хранение личных дел осуществляется в следующем порядке.