В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора, учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) срокам хранения, в исполнительном органе составляются сводные описи дел, документов.
Сводные описи дел, документов исполнительного органа состоят из годовых разделов, составленных на основе переданных в ведомственный архив исполнительного органа описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой исполнительного органа на этот год.
Сводные описи составляются отдельно на дела, документы:
постоянного срока хранения;
временного (свыше 10 лет) срока хранения;
по личному составу;
характерные только для данного исполнительного органа (судебные дела, доклады, научные отчеты по темам).
Аналогичные сводные описи составляются на электронные дела, документы.
Сводные описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 22, 23, 24, 25, 26) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи включает порядковый номер единицы хранения, индекс единицы хранения (по номенклатуре дел), заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов, крайние даты единицы хранения, срок хранения (для описей дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу), количество листов в единице хранения. В описательной статье описи электронных документов (дел) дополнительно указывается объем контейнера электронного дела в Мб. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.
На каждое электронное дело, включенное в опись электронных дел, документов постоянного срока хранения и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, составляется реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела.
Реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела являются приложениями к соответствующим описям электронных дел, документов (приложения N 25, 26).
В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указываются количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью), общий объем единиц хранения, включенных в опись, в Мб.
В справочный аппарат к описи входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели к описи (предметный, именной, географический).