Перечень документов, создание, хранение и использование которых в исполнительном органе осуществляется в форме электронных документов, разрабатывается на основании номенклатуры дел, согласованной ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
Разработка Перечня ЭД осуществляется службой делопроизводства исполнительного органа или работниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях.
Сроки хранения документов, установленные Перечнем ЭД и указанные в номенклатуре дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.
Перечень ЭД оформляется в соответствии с приложением N 15 к настоящей Инструкции.
Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 - индекс дела по номенклатуре, графа 2 - заголовок дела, графа 3 - срок хранения документа, графа 4 - номер статьи по перечню и/или ссылка на иной нормативный акт, которым установлен срок хранения, в случае если срок хранения установлен протоколом ЭК - ссылка на дату и номер протокола.
Перечень ЭД утверждается руководителем исполнительного органа после согласования ЭК исполнительного органа и ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
После утверждения Перечня ЭД в графе "Примечание" номенклатуры дел в отношении документов, включенных в перечень ЭД, делается обязательная отметка "ЭД".
По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного и временного хранения.
Перечень ЭД создается на бумажном носителе и в электронной форме.
После утверждения перечень ЭД направляется в Главное управление информатизации и связи города Севастополя для внесения в СЭД.
Главное управление информатизации и связи города Севастополя вносит изменения в СЭД только при наличии согласования Перечня ЭД ЭК исполнительного органа и ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
Внесение изменений и дополнений в перечень ЭД осуществляется исполнительным органом - разработчиком Перечня ЭД.
Процедура согласования и утверждения изменений и дополнений Перечня ЭД соответствует процедуре согласования и утверждения Перечня ЭД.