Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в службе делопроизводства (службе делопроизводства исполнительного органа). Прием документов осуществляется следующими способами:
- через фельдъегерскую службу;
- через почтовое отделение;
- от нарочных, курьеров;
- с использованием электронной, телеграфной, факсимильной связи;
- через почтовый ящик, расположенный в здании Правительства Севастополя;
- в СЭД (по каналу МЭДО).
При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Для документов, поступивших по каналу МЭДО повторно, с повреждениями, не по назначению и т.п., в СЭД оформляется "Отказ в регистрации".
Документы, адресованные в исполнительные органы, перед "Отказом в регистрации" распечатываются и передаются адресату в бумажном виде или перенаправляются по электронной почте.
При выявлении повреждения или недостачи документа, поступившего на бумажном носителе, составляется акт в 2 экземплярах (приложение N 9), один из которых остается в службе делопроизводства (службе делопроизводства исполнительного органа), другой направляется отправителю вместе с документом.
Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов, а также конверты от ценных и заказных писем (в т.ч. судебных документов).
При доставке корреспонденции нарочным, в случае выявления некомплектности или нарушения целостности документов, документы у нарочного не принимаются.
Корреспонденция в адрес Руководителей и Правительства Севастополя в форме электронного документа (кроме документов, поступающих в СЭД) должна быть направлена на электронный адрес Правительства Севастополя (Pravitelstvo@Sevastopol.ru).