Документы, подписанные Руководителями, регистрируются в службе делопроизводства.
Документы, подписанные руководителями исполнительных органов, регистрируются в службах делопроизводства исполнительных органов.
В службах делопроизводства перед регистрацией осуществляется проверка правильности оформления документа, его комплектности, наличия необходимых виз, приложений, оформления ЭРК в СЭД, наличия связей с исполняемыми документами, соответствия количества экземпляров списку рассылки (для документа на бумажном носителе).
Сотрудники служб делопроизводства имеют право в случае неправильно оформленного документа или ЭРК вернуть документ исполнителю на доработку ("отказать в регистрации" в СЭД).
Регистрация проектов исходящих документов осуществляется в день поступления на регистрацию, проекты исходящих документов, направленные после 17 часов (в пятницу после 16 часов) или в нерабочее время, обрабатываются и регистрируются на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция регистрируется в оперативном порядке. О направлении на регистрацию документа срочного характера исполнитель обязан уведомить соответствующую службу делопроизводства.
Исходящие письма отправляются адресатам с использованием почтовой, факсимильной, телеграфной связи, фельдъегерской службой, по каналу МЭДО в СЭД. Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, каналу МЭДО принимает исполнитель документа исходя из заданий, данных в тексте исполняемого документа или резолюции Руководителей.
Допускается передача исходящего письма после регистрации исполнителю для организации отправки или доставки его адресату.
Отправка телефонограмм, подписанных Руководителями, осуществляется их исполнителями.
При невозможности осуществления регистрации подписанного документа в СЭД по техническим причинам допускается присвоение исходящим документам (входящим, внутренним) очередных регистрационных номеров текущего дня с последующим внесением в СЭД регистрационного номера и иной необходимой информации в ЭРК при восстановлении доступа к СЭД (возобновлении работы СЭД) в полном объеме.