Подготовка исходящих писем осуществляется должностными лицами в СЭД либо на бумажном носителе с соблюдением требований, установленных положениями настоящей Инструкции и Регламента электронного документооборота.
Проекты исходящих писем адресатам - участникам МЭДО исполнителями готовятся с учетом их дальнейшей отправки по каналу МЭДО.
При подготовке исходящего письма за подписью Губернатора обязательно наличие необходимых виз согласования, в том числе руководителя исполнительного органа, подготовившего письмо, заместителя Губернатора в соответствии с распределением обязанностей (при подготовке исходящего письма за подписью Губернатора).
Проверку проекта исходящего письма, направление его на подпись непосредственно Руководителю осуществляют обеспечивающие специалисты либо уполномоченные должностные лица, если Руководителем не предусмотрен иной порядок.
О направлении на подпись Руководителю проекта исходящего письма срочного характера исполнитель обязан уведомить начальника Управления секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (при подготовке исходящего письма за подписью Губернатора) либо обеспечивающего специалиста (при подготовке исходящего письма за подписью заместителя Губернатора, руководителя исполнительного органа).
Проверка проекта исходящего письма перед направлением его на подпись Руководителю (в СЭД - на утверждение) осуществляется в течение рабочего дня.
Документы, поступившие после окончания рабочего дня, рассматриваются в течение следующего рабочего дня. Документы срочного характера рассматриваются в первоочередном порядке.
При наличии замечаний к проекту исходящего письма и/или его ЭРК в СЭД (неправильное адресование, грамматические и пунктуационные ошибки, отсутствие необходимых согласований и связок и др.) обеспечивающий специалист либо уполномоченное должностное лицо возвращает документ исполнителю на доработку (в СЭД - "отказывает в подписи").
После устранения замечаний (без внесения существенных изменений) проект исходящего письма повторно направляется исполнителем на подпись.
Если в результате доработки в проект исходящего письма были внесены правки существенного характера, перед направлением на подпись документ должен снова пройти процедуру согласования.
Проекты исходящих писем, подготовленных во исполнение контрольного поручения, представляются на подпись Руководителю не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.
Проекты исходящих писем подписываются Руководителями в течение не более двух рабочих дней. Срочные документы подписываются незамедлительно.
Подготовка и подписание исходящих писем за подписью руководителей исполнительных органов осуществляются в порядке, не противоречащем положениям данного раздела Инструкции.
Документы на бумажном носителе после подписания передаются в соответствующую службу делопроизводства для их регистрации и отправки.