Подготовка документов для рассмотрения Губернатором осуществляется работниками службы делопроизводства. В соответствии с Регламентом электронного документооборота готовятся проекты резолюций Губернатора: определяется состав исполнителей и контролеров, устанавливаются сроки исполнения, формулируется текст задания. Проекты резолюций направляются в СЭД Губернатору на утверждение. Документы на бумажном носителе передаются на доклад Губернатору с проектами резолюций, распечатанными из СЭД.
Работу с входящими документами, поступившими на имя заместителей Губернатора, осуществляют обеспечивающие специалисты в соответствии с требованиями Регламента электронного документооборота (если Руководителем не определен иной порядок).
Если в документе содержится поручение со сроком исполнения менее трех дней или документ имеет отметку "Срочно", "Вручить немедленно", работники службы делопроизводства перенаправляют документ в СЭД предполагаемым исполнителям, доведение до исполнителей резолюций заместителей Губернатора в таких случаях осуществляется обеспечивающими специалистами.
Рассмотрение документов Руководителями осуществляется в срок не более двух рабочих дней. Документы с отметкой "Срочно", "Вручить немедленно" рассматриваются незамедлительно.
Документ может иметь несколько резолюций, соответствующих этапам рассмотрения. Например, резолюция Губернатора и резолюции его заместителей, указанных в резолюции Губернатора. При этом последующая резолюция не должна противоречить ей, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок исполнения с учетом конечного срока, установленного первой резолюцией. Состав исполнителей может корректироваться и дополняться.
Если в поступившем на исполнение документе содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию исполнителя, то в течение двух дней (по срочным и оперативным поручениям - в день поступления) исполнитель обязан обратиться к руководителю - автору резолюции с письменными обоснованиями для внесения соответствующих изменений в резолюцию, а при внесении изменений - уведомить контролера. Если такие изменения своевременно внесены не были, документ подлежит исполнению указанным в резолюции исполнителем. Для обеспечения своевременного выполнения документа исполнителем направляются запросы для получения необходимой информации.
Резолюции "Для сведения", "Для исполнения", "Для руководства", "Для работы в установленном порядке", "Для ответа", "Для рассмотрения" позволяют заместителям руководителя - автора резолюции дополнять ее и определять меры по исполнению документов в своих резолюциях.
После утверждения проекта резолюции Руководителями в СЭД документы поступают в исполнительные органы для организации дальнейшей работы.
Резолюции на бумажном носителе, подписанные Губернатором, вносятся (утверждаются) в СЭД работниками службы делопроизводства, а подписанные заместителями Губернатора (при необходимости) - обеспечивающими специалистами.
Если документ в СЭД не размещался (например, документ содержит персональные данные или сведения с грифом ограничения доступа), организуется его исполнение на бумажном носителе. Исполнителю передается оригинал документа или его копия, в зависимости от характера документа (судебные документы, по кадровым вопросам и др.).
В случае передачи оригинала в СЭД в разделе "Комментарии" делается соответствующая отметка, а оригинал передается под роспись в журнале передачи документов.
При передаче исполнителю оригиналов приложений (например, на электронных носителях) возможно проставление отметки о передаче с указанием сведений о лице, получившем документы, и его личной подписью на сопроводительном письме, которое остается в деле службы делопроизводства.