Бланки документов изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
Для изготовления бланков документов используется белая бумага или бумага светлых тонов форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций - бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
Бланки, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков в СЭД должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
В зависимости от расположения реквизитов бланки оформляются с угловым или продольным расположением реквизитов.
Реквизит "герб города Севастополя" (символ) располагается на верхнем поле документа над наименованием организации - автора документа, посередине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизиты: наименование организации - автора документа, наименование структурного подразделения организации - автора документа, наименование должности лица - автора документа, справочные данные, наименование вида документа, место составления (издания) документа; ограничительные отметки для реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа размещаются одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы).
Образцы используемых в Правительстве Севастополя бланков писем приведены в приложениях N 1, 2 к настоящей Инструкции.
Исполнительный орган разрабатывает и утверждает приказом исполнительного органа свои виды бланков.
Для учета бланков на бумажных носителях допускается проставлять учетные порядковые номера на обратной стороне или на лицевой стороне бланка на правом, левом или нижнем полях с тем условием, чтобы на них не накладывался текст документа или другие реквизиты.
Использование ксерокопий номерных бланков не допускается.
Учет бланков писем осуществляется в службе делопроизводства (службах делопроизводства исполнительных органов) с использованием журналов учета поступления и выдачи бланков. Форма журнала учета бланков приведена в приложении N 3 к настоящей Инструкции. Листы в журнале нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью. На последнем листе журнала с обратной стороны делается надпись "В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью число (число прописью) листов", указываются должность, инициалы и фамилия работника, оформившего журнал, которые дополняются его личной подписью и датой.
Используемые в СЭД электронные шаблоны бланков не учитываются.