Подготовка документов и дел к передаче на хранение в ведомственный архив предусматривает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и города Севастополя в сфере архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения.
Целями экспертизы ценности документов в исполнительном органе (структурном подразделении) являются:
отбор документов для включения в состав Архивного фонда города Севастополя;
выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Экспертизе ценности подлежат все документы исполнительного органа (структурного подразделения), независимо от видов носителей и способов записи.
Экспертиза ценности документов в исполнительном органе (структурном подразделении) проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) и при подготовке дел к передаче в ведомственный архив;