Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Дела формируются децентрализованно, т.е. в каждом подразделении отдельно. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
Общий контроль правильности формирования дел в подразделениях осуществляет ЭК исполнительного органа.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы работника в исполнительном органе; судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);