Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, создаваемых в исполнительных органах, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел исполнительного органа закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда исполнительного органа.
Номенклатура дел структурного подразделения - систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения исполнительного органа в определенном году.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласно установленной форме (приложение N 13), согласовывается со службой делопроизводства исполнительного органа, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства исполнительного органа не позднее 1 ноября текущего года.
Вновь созданное структурное подразделение в 3-месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в службу делопроизводства исполнительного органа.
Сводная номенклатура дел исполнительного органа составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) исполнительного органа один раз в 5 лет и представляется на согласование в Центральную экспертно-проверочную комиссию (ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (приложение N 14).
После согласования с ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя сводная номенклатура дел исполнительного органа утверждается руководителем исполнительного органа.
Сводная номенклатура дел исполнительного органа готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства исполнительного органа, 2-й - используется в службе делопроизводства исполнительного органа как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в ведомственном архиве, 4-й - после согласования с ЦЭПК и утверждения руководителем исполнительного органа направляется в Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписку соответствующего раздела для использования в работе.
Номенклатура дел исполнительного органа (структурного подразделения) разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов.
При составлении номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) следует руководствоваться структурой, функциями и задачами исполнительного органа (структурного подразделения) на основе их организационных документов.
Графы номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в исполнительном органе цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения или исполнительного органа в целом. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например, 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре дел.
Между цифрами ставится соединительное короткое тире, которое не отделяется от них пробелами.