В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исполнительный орган государственной власти города Севастополя (исполнительный орган) - государственный орган города Севастополя, осуществляющий в пределах своей компетенции государственное управление по вопросам, отнесенным к предметам ведения города Севастополя и полномочиям города Севастополя по предметам совместного ведения Российской Федерации и города Севастополя, включенный в структуру органов исполнительной власти города Севастополя;
контроль за исполнением документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;