Иностранная корреспонденция обрабатывается службами делопроизводства в том же порядке, что и обычная корреспонденция.
В случае отсутствия у поступившего в адрес Губернатора, Правительства Севастополя документа аутентичного текста на русском языке документ в день поступления направляется службой делопроизводства в отдел международных и межрегиональных связей Управления организационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя для подготовки перевода.
Перевод документа с указанием должности, фамилии, инициалов сотрудника, осуществлявшего перевод, и его подписью должен быть выполнен в течение двух рабочих дней (в случае поступления срочного документа - в тот же день).
Если текст, подлежащий переводу, имеет большой объем, допускается выполнять краткую аннотацию, позволяющую зарегистрировать документ и определить его содержание. Полный перевод при необходимости выполняется позже.
При подготовке исходящего письма на иностранном языке исполнитель обязан приложить к проекту письма дословный перевод отправляемого документа, завизированный исполнителем, который после регистрации документа остается вместе с экземпляром, предназначенным для хранения в деле службы делопроизводства.
Использование бланков при подготовке писем на иностранном языке осуществляется в порядке, определенном разделом 3.2 настоящей Инструкции.