3.3. Формирование личного дела получателя государственной услуги
Основанием для начала данной процедуры является принятие руководителем (заместителем руководителя) Управления решения о назначении единовременного пособия (компенсации). Документы, принятые от заявителя, формируются в личное дело получателя единовременного пособия (компенсации), специалистом, ответственным за выполнение административного действия.
Лицевая сторона обложки личного дела должна содержать:
верхний правый угол - наименование Управления и вид социальной выплаты;
центральная часть - фамилия, имя, отчество получателя пособия на погребение;
нижняя часть - адрес получателя с указанием почтового индекса, N телефона (при его наличии).
Рекомендуемый формат личного дела - стандарт листа А4 (скоросшиватель) либо стандарт листа А5.
В личное дело последовательно подшиваются:
- решение о назначении единовременного пособия (компенсации);
- заявление о назначении единовременного пособия (компенсации);
- копии документов, представленные для получения социальной выплаты в порядке, перечисленном в п. 2.6 административного регламента.
Листы в деле должны быть пронумерованы.
Срок выполнения административной процедуры составляет до 10 минут на одно личное дело.
По завершении выплаты единовременного пособия (компенсации) в личное дело получателя специалист Управления формирует из базы данных автоматизированной системы информацию о фактически произведенной выплате. Закрытым считается личное дело получателя единовременного пособия (компенсации) в случае, если распоряжение о прекращении (произведении) выплаты скреплено подписью руководителя (заместителя руководителя) Управления, а также оттиском печати Управления.
Хранение личных дел осуществляется в следующем порядке.