2.1. Обращения граждан поступают в Управление по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службы, курьерской доставки, непосредственно от посетителей во время визита в Управление, от других органов (корреспондентов) в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в форме электронного документа - через информационный ресурс ("Электронная приемная"), размещенный на официальном сайте Правительства Севастополя.
Обращения, поступившие на информационный ресурс "Электронная приемная", адресатами которых не являются Губернатор города Севастополя, Правительство Севастополя, заместители Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, не подлежат регистрации в Управлении.
Обращения граждан, поступившие по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в Управление отделом общего делопроизводства Управления секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
В случае подачи письменного обращения не его автором оформление соответствующих полномочий не требуется.
В случае подачи письменного обращения в конверте конверт вскрывается в присутствии посетителя. Корреспонденция с пометкой "лично" рассматривается в общем порядке.
Сообщения, поступившие на адреса электронной почты Правительства Севастополя, Управления, членов Правительства Севастополя и любые другие, регистрации и рассмотрению не подлежат.
2.2. При приеме письменного обращения по просьбе лица, его подающего, работник Управления проставляет на копии, предоставленной гражданином, штамп, в котором указываются дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего. На копиях уведомлений о проведении публичных мероприятий, митингов, пикетов и других публичных мероприятий указывается дополнительно время подачи.
Входящий регистрационный номер поданного обращения автор может узнать в рабочий день через три дня со дня его подачи по телефону отдела работы с обращениями граждан Управления: (8692) 54-58-18. Также по указанному телефону авторам обращений представляется информация о поступлении и рассмотрении обращений: о факте и датах получения обращений по почте, от других органов, кем и кому было поручено рассмотрение документов.
Телефонные звонки по вышеуказанным вопросам принимаются ежедневно в рабочие дни с 9:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00), в дни, предшествующие выходным и нерабочим праздничным дням, - с 9:00 до 16:00 (перерыв с 13:00 до 14:00).
2.3. В ходе приема обращений граждан работниками Управления осуществляется систематизация письменных обращений и обращений в иной форме, а также разделение их на категории: обращения граждан, запросы, "не обращения", определяется соответствие оформления в письменной форме и в форме электронного документа обращений граждан требованиям статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", запросов - требованиям статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", проверяется наличие всех заявленных приложений.
Таким образом, письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:
- наименование государственного органа - адресата, фамилию, имя, отчество или должность должностного лица, дату и подпись автора (для письменных обращений);
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) автора;
- адрес проживания или почтовый адрес для представления ответа (адрес электронной почты, если обращение поступило в форме электронного документа);
- суть обращения.
К обращению могут быть приложены материалы и документы или их копии для подтверждения сведений и доводов, изложенных в обращении. Текст письменного обращения может быть оформлен машинописным или рукописным способом на бумажном носителе в произвольной форме.
Запрос должен содержать:
- наименование государственного органа, в который направляется запрос, либо фамилию, инициалы и должность соответствующего должностного лица (если запрос составлен в письменной форме);
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) пользователя информацией либо наименование объединения граждан, запрашивающего информацию;
- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа.
Обращения, поступившие в адрес Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.
2.4. Обращения граждан, изложенные на иностранном языке, в день поступления направляются для перевода в соответствующее структурное подразделение Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя без регистрации. Перевод текста обращения, заверенный работником, осуществившим перевод, в тот же день возвращается в Управление для регистрации подлинника текста.
2.5. Во время приема письменных обращений от посетителей работник Управления, осуществляющий их прием, в случае выявления несоответствия оформления документа требованиям в пункте 2.3 настоящей Инструкции должен попросить лицо, подающее письменное обращение, внести исправления и дополнения. Если дата подачи письменного обращения не соответствует дате, указанной в нем, заявитель может исправить ее, скрепив исправление личной подписью.
2.6. Неправильно адресованная почтовая корреспонденция возвращается автору или пересылается адресату без регистрации и сопроводительного письма, о чем вносится соответствующая запись в журнал пересылки неправильно адресованной корреспонденции.
При выявлении отсутствия отдельных листов в тексте или в приложении к тексту, заявленных приложений, при обнаружении во вложении оригиналов документов (паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, различные свидетельства, государственные акты и другое), денежных купюр и других ценностей составляется акт в двух экземплярах (подписывается тремя работниками Управления), один из которых приобщается к поступившему обращению, второй направляется заявителю.
2.7. В случае неспособности посетителя самостоятельно написать письменное обращение в силу ограниченных физических возможностей работник Управления по просьбе заявителя может набрать на компьютере текст обращения, распечатанный экземпляр которого скрепляется личной подписью заявителя.