3.1. Все обращения в письменной форме и в форме электронного документа, распечатанные на бумажном носителе (далее - документы), поступившие в Управление, подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в системе электронного документооборота (далее - СЭД).
В случае поступления обращения в день, предшествующий нерабочему праздничному или выходному дню, его регистрация может производиться в рабочий день, следующий за нерабочим праздничным или выходным днем.
3.2. Во время регистрации в СЭД заносятся следующие реквизиты:
- фамилия, имя, отчество автора (название объединения граждан);
- дата поступления;
- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа, адрес объединения граждан, адрес электронной почты;
- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);
- признак поступления (первичное, повторное, дублетное, массовое);
- субъект (индивидуальное, коллективное, объединение граждан, анонимное);
- количество подписей в коллективном обращении;
- вид обращения (предложение, заявление, жалоба, запрос информации, уведомление);
- категория и социальное положение автора (если указано);
- вопрос (вопросы), поставленный в обращении, в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;
- другие сведения, предусмотренные в СЭД.
Если документ поступил от другого органа (корреспондента), указываются исходящие реквизиты сопроводительного письма, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения (вышестоящий контроль).
3.3. Факт регистрации подлинника документа фиксируется путем нанесения оттиска регистрационного штампа установленного образца в нижнем правом углу первой страницы документа или на свободном от текста месте.
На оттиске регистрационного штампа рукописным способом проставляется дата регистрации документа и регистрационный номер, который автоматически формируется в СЭД.
Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом), оттиск регистрационного штампа проставляется на документе и на сопроводительном письме. На оттиске регистрационного штампа, проставленного на сопроводительном письме, указывается дополнение "к N вх.".
3.4. Регистрационные номера обращений граждан состоят из буквенных обозначений, порядковых номеров, автоматически формируемых в системе электронного документооборота.
Буквенные обозначения индивидуальных обращений представляют собой первую букву фамилии автора, коллективных обращений - буквосочетание КОЛ, обращений, в которых не указаны фамилия, имя, отчество и адрес (анонимные), - АН, объединений граждан - ОГ, открытых писем - ОП.
Запросы регистрируются как заявления с присоединением к регистрационному номеру префикса ЗИ, "не обращения" - с присоединением префикса - НО.
3.5. Документы, поступившие в адрес Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя, направляются в СЭД на рассмотрение Губернатору города Севастополя, заместителям Губернатора - Председателя Правительства Севастополя в соответствии с распределенными между ними обязанностями.
Документы, поступившие в адрес заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, передаются на рассмотрение заместителям Губернатора - Председателя Правительства Севастополя.
Губернатору города Севастополя направляются обращения, в которых изложено несколько вопросов, требующих рассмотрения несколькими заместителями Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, руководителями исполнительных органов государственной власти города Севастополя, а также содержащие резонансные проблемы, жалобы на действия, бездействие должностных лиц, рассмотревших ранее поданные обращения.