144. Работу с поступающими (входящими) документами для Губернатора Новосибирской области, в Правительство Новосибирской области и администрация организует канцелярия администрации, которая производит прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 23.08.2016 N 184, - см. предыдущую редакцию)
145. Доставка документов в администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электросвязи, по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
С помощью почтовой связи доставляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.
Корреспонденция, поступившая почтовой связью, канцелярия администрации получает из почтового отделения.
Телеграммы и другие документы канцелярия администрации принимает от доставщиков под подпись в расписках, разносных книгах, на копиях документов с проставлением фамилии специалиста, получившего документ, даты и времени приема.
Факсимильные сообщения принимаются в канцелярии администрации и приемной Губернатора Новосибирской области.
Электронное письмо поступает на адрес электронной почты администрации - pochta@nso.ru.
Все документы на имя Губернатора Новосибирской области, в адрес Правительства Новосибирской области, независимо от способа доставки должны быть переданы в канцелярию администрации.
По МЭДО поступают документы от корреспондентов - участников МЭДО в СЭДД.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 05.05.2022 N 67, - см. предыдущую редакцию)
146. Все документы, поступившие в канцелярию на бумажном носителе, подлежат первичной обработке, включающей:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан и организаций);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю канцелярии администрации.
При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, второй - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.
Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
с отметкой «Лично» - непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа - работнику канцелярии администрации, в должностные обязанности которого входит обработка указанных документов.
Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.
Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
Порядок приема корреспонденции в нерабочее время, выходные и праздничные дни устанавливается руководителем администрации.
Корреспонденция на иностранном языке, поступающая в адрес Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, структурных подразделений администрации и областных исполнительных органов Новосибирской области, для перевода на русский язык и оперативного решения вопросов международного сотрудничества направляется в управление международных связей администрации в срок не более одного рабочего дня с момента ее поступления (далее - иностранная корреспонденция).
Перевод на русский язык иностранной корреспонденции осуществляется сотрудником управления международных связей администрации, который владеет соответствующим языком. Перевод на русский язык и направление иностранной корреспонденции обратно в канцелярию осуществляются управлением международных связей администрации в срок не более трех рабочих дней с момента поступления иностранной корреспонденции в управление международных связей администрации. В иных случаях сроки перевода иностранной корреспонденции могут быть продлены, но не более чем на семь рабочих дней с момента поступления в управление международных связей администрации.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 12.12.2023 N 245, - см. предыдущую редакцию)
147. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и нерегистрируемые, указанные в приложении N 21 к Инструкции .