155. Подготовку отправляемых (исходящих) документов осуществляют исполнители в соответствии с требованиями Инструкции.
Проекты документов готовятся на бланках установленной формы.
К документам, не имеющим адресной формы (протоколы, договоры, решения, иные документы), готовятся сопроводительные письма.
Канцелярия администрации и ответственные за делопроизводство проверяют правильность оформления представленных на подпись исходящих документов, их комплектность и возвращают исполнителю документы, оформленные с нарушением требований Инструкции.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 23.08.2016 N 184, - см. предыдущую редакцию)
156. Подписанные документы подлежат регистрации.
В департаменте контроля и документационного обеспечения регистрируются:
Законы Новосибирской области;
правовые акты Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;
протоколы заседаний Правительства Новосибирской области;
приказы администрации.
В канцелярии администрации регистрируются документы, подписанные Губернатором Новосибирской области, Председателем Правительства Новосибирской области.
Ответственные за делопроизводство регистрируют документы, подписанные заместителями Губернатора Новосибирской области, заместителями Председателя Правительства Новосибирской области и руководителями структурных подразделений администрации.
Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Регистрация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года.
Регистрационный номер документа и дата документа проставляется в установленных на бланках документа местах.
Регистрационный номер документов состоит из порядкового номера, который может дополняться делопроизводственными индексами, буквенными обозначениями, индексами дел по номенклатуре дел.
Регистрация исходящих писем, записок производится в подсистеме «Исходящие документы» СЭДД путем создания РКК.
РКК исходящего документа создается исполнителем, подготовившим документ, или ответственным за делопроизводство. В РКК заполняются необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, адресат, инициалы и фамилия руководителя, подписывающего письмо, записку, взаимосвязь с входящим документом), прикрепляется электронная форма письма с приложениями к нему.
Если письмо является ответным на ранее поступивший документ, канцелярия или ответственные за делопроизводство создают карточку ответного документа к РКК входящего документа.
- Абзац утратил силу - постановление губернатора области от 28.05.2021 N 123
- Абзац утратил силу - постановление губернатора области от 28.05.2021 N 123
(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 05.05.2022 N 67, - см. предыдущую редакцию)
156.1. Контроль за результатом рассмотрения адресатами исходящих писем Губернатора Новосибирской области, требующих ответа, осуществляется органами, подготовившими проекты исходящих писем. После регистрации в СЭДД указанного исходящего письма департамент контроля и документационного обеспечения устанавливает в РКК письма контрольный срок, который составляет 30 календарных дней (если в тексте письма Губернатора Новосибирской области не указано иное) со дня отправки письма.(Пункт дополнительно введен постановлением губернатора области от 05.05.2022 N 67)
157. Отправку документов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации (за исключением случая, установленного настоящим пунктом) осуществляет департамент контроля и документационного обеспечения не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа. Отправку ответов за подписью Губернатора Новосибирской области в форме электронного документа на обращения граждан, уведомления о продлении срока рассмотрения обращений граждан, о переадресации обращений граждан, поступивших Губернатору Новосибирской области и в Правительство Новосибирской области в форме электронного документа, осуществляет управление по работе с обращениями граждан - общественная приемная Губернатора области администрации с официального адреса электронной почты (priem@nso.ru), в порядке, установленном Инструкцией о порядке организации работы с обращениями граждан, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 06.05.2019 N 134.
Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, электросвязи, МЭДО, СЭДД.
Исполнитель, подготовивший документ, определяет способ отправки документа.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки.
Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы Губернатора Новосибирской области, администрации, отправляемые почтовой связью, упаковывает департамент контроля и документационного обеспечения.