23. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию (комитет - общественную приемную). Регистрация производится в специализированной компьютерной сетевой системе учета обращений «Lotus» (далее - система «Lotus»).
24. При регистрации письменных обращений граждан определяется их тематическая принадлежность. Председатель комитета - общественной приемной определяет исполнителей, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов и направляет письменное обращение:
1) Губернатору Новосибирской области;
2) первому заместителю Губернатора Новосибирской области;
3) заместителям Губернатора Новосибирской области;
4) руководителям структурных подразделений администрации;
5) руководителям областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, органов местного самоуправления Новосибирской области, а при необходимости - руководителям организаций Новосибирской области.
25. Запрещается направлять жалобы граждан на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном в суд.
Жалобы граждан на результаты рассмотрения письменных обращений, действия (бездействие) должностных лиц администрации в связи с рассмотрением обращений направляются Губернатору Новосибирской области, первому заместителю Губернатора Новосибирской области, заместителям Губернатора Новосибирской области, координирующих деятельность соответствующих структурных подразделений администрации и областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области.
26. На каждое поступившее письменное обращение заполняется сопроводительный лист - к письменному обращению (приложение N 1), в котором указываются:
1) дата регистрации;
2) Ф.И.О. гражданина;
3) социальное положение (если есть данные);
4) адрес места жительства (при наличии);
5) краткое содержание обращения;
6) номер темы по классификатору;
7) государственный орган, орган местного самоуправления или фамилия и инициалы должностного лица, которому направлено на исполнение обращение.
По компьютерной базе данных проверяется наличие письменных обращений гражданина за два предыдущих года и в течение текущего года. При наличии данных делается отметка в сопроводительном листе о том куда обращался гражданин ранее.
27. Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями являются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу. Обращения одного и того же гражданина, поступающие в течение календарного года, регистрируются под одним номером.
Многократными являются обращения, поступившие три и более раз по одному и тому же вопросу, на который автору даны исчерпывающие ответы.
Если обращение подписано двумя и более авторами, обращение является коллективным.
28. При регистрации в системе «Lotus» заполняется регистрационная карточка (приложение N 2), в которую заносится информация о поступившем обращении:
1) дата поступления обращения;
2) повторность (многократность) обращения;
3) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина. При регистрации коллективных письменных обращений граждан в регистрационную карточку заносится первая фамилия в списке авторов письма или лица, уполномоченного на получение ответа;
4) социальная и льготная категория;
5) почтовый адрес или адрес электронной почты;
6) тема обращения;