5.1.1. Совещания в мэрии проводятся в целях выработки форм и методов решения по согласованию действий структурных подразделений мэрии по вопросам, возникающим при выполнении задач и функций, мероприятий и поручений, а также в целях информирования заинтересованных лиц о ходе их выполнения.
5.1.2. Совещания проводятся с участием:
руководителей, работников структурных подразделений мэрии - аппаратные совещания;
руководителей, работников структурных подразделений мэрии и представителей организаций - специализированные (рабочие) совещания.
Совещания могут быть:
постоянно действующие;
плановые;
внеплановые.
5.1.3. На совещаниях, в том числе на расширенных аппаратных совещаниях, проводимых мэром, рассматриваются важнейшие вопросы жизнедеятельности города, требующие коллективного обсуждения и принятия решения.
5.1.4. Повестка дня, дата и время проведения совещаний определяются планами работы мэра, первых заместителей мэра, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений мэрии, поручениями мэра, первых заместителей мэра, заместителей мэра, заместителей мэра - начальников департаментов.
Состав участников совещаний, проводимых у первых заместителей мэра, заместителей мэра, заместителей мэра - начальников департаментов, в структурных подразделениях мэрии, определяет соответственно первый заместитель мэра, заместитель мэра, руководитель структурного подразделения мэрии.(Подпункт в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
5.1.5. Повестка дня, дата, время и состав участников совещаний, проводимых мэром, определяются начальником управления по организационному обеспечению деятельности мэра по поручению мэра или по предложениям первых заместителей мэра, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений мэрии - инициаторов совещания.(Подпункт в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
5.1.6. Повестка дня, дата, время и состав участников расширенных аппаратных совещаний, проводимых мэром, определяются начальником управления организационной работы мэрии.
5.2. Подготовка и проведение совещания
5.2.1. Специалист структурного подразделения мэрии, на которое возложена подготовка совещания (далее по тексту - ответственный за подготовку совещания), не позднее чем за пять рабочих дней до проведения совещания формирует и представляет соответственно первому заместителю мэра, заместителю мэра, руководителю структурного подразделения мэрии на утверждение пакет документов, который включает:
повестку дня совещания с указанием рассматриваемого вопроса, фамилии, имени, отчества, должности докладчиков (выступающих), времени доклада;
список приглашенных с указанием фамилии, имени, отчества и должности;
информацию к докладу, подписанную докладчиком;
копию подготовленного пакета документов по количеству участников совещания.
5.2.2. Ответственность за подготовку и проведение совещаний у мэра возлагается на управление по организационному обеспечению деятельности мэра.
5.2.3. Ответственность за подготовку и проведение расширенных аппаратных совещаний, проводимых мэром, возлагается на управление организационной работы мэрии.
5.2.4. Ответственный за подготовку совещания не позднее чем за два рабочих дня до проведения совещания оповещает его участников о дате, месте и времени проведения совещания, повестке дня письмом с приложением при необходимости материалов по рассматриваемым вопросам или телефонограммой.
5.2.5. Ответственный за подготовку совещания до начала совещания проводит регистрацию участников и представляет председательствующему сведения об итогах регистрации.
5.2.6. Председательствующий на совещании назначает секретаря, определяет время для доклада (до 20 мин.), содоклада (до 10 мин.) и время для выступления в прениях (до 5 мин.).
Общая продолжительность совещания не должна превышать 1,5 час.
5.3. Протокол совещания
5.3.1. Ход обсуждения вопроса фиксируется в протоколе совещания. Председательствующий обобщает результаты рассмотрения вопроса и формулирует поручения по обсужденному вопросу.