12.1. Законченные делопроизводством, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству дела хранятся в структурном подразделении мэрии или его ведомственном архиве до проведения научно-технической обработки работниками городского архива один год.
12.2. Обработанные дела постоянного срока хранения (в соответствии с номенклатурой дел) с архивными номерами и штампами городского архива, внесенные в опись N 1, хранятся в структурном подразделении мэрии или его ведомственном архиве не более пяти лет. По истечении срока ведомственного хранения дела передаются в городской архив на архивное хранение. В случае, если архивные дела, находящиеся на ведомственном хранении, не используются в работе или нет условий для их хранения, то по согласованию с руководителем городского архива дела досрочно передаются на архивное хранение.
12.3. Дела временного срока хранения находятся в структурном подразделении мэрии или его ведомственном архиве и по истечении срока их хранения (в соответствии с номенклатурой дел) списываются по акту на уничтожение.
12.4. Обработанные дела по личному составу (срок хранения которых в соответствии с номенклатурой дел составляет семьдесят пять лет - приказы по личному составу, лицевые счета по заработной плате, личные дела сотрудников), внесенные в опись N 2, хранятся в структурном подразделении мэрии или его ведомственном архиве и на хранение в городской архив не передаются.
12.5. В структурном подразделении мэрии архивные документы (опись N 1 - до передачи в городской архив, опись N 2 - семьдесят пять лет) должны храниться в металлическом шкафу или сейфе. Ответственность за сохранность архивных документов возлагается на руководителя структурного подразделения мэрии.
12.6. В случае реорганизации структурного подразделения мэрии, все архивные документы, в том числе и документы по личному составу, передаются правопреемнику для их дальнейшего хранения. Передача документов оформляется актом приема-передачи.
12.7. В случае ликвидации структурного подразделения мэрии, все документы по момент ликвидации передаются в городской архив для проведения обработки и составления описей. Дела временного срока хранения также передаются в городской архив для хранения и списания на уничтожение.