10.1.1. Прием, первичная обработка и распределение поступающей в мэрию корреспонденции, адресованной мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра, руководителям структурных подразделений мэрии, производятся в канцелярии. Регистрация корреспонденции, адресованной мэру, первому заместителю мэра, заместителям мэра, заместителям мэра - начальникам департаментов мэрии, производится в канцелярии.
Корреспонденция в канцелярию поступает через почтамт, по электронной почте, факсу, телеграфу, фельдъегерской связью, от нарочных.
Письменные обращения граждан, полученные по почте, в день поступления передаются канцелярией для регистрации и исполнения в общественную приемную мэра.
Обращения граждан, поступившие на официальный сайт города Новосибирска, после выведения на бумажный носитель подлежат рассмотрению как письменные обращения граждан в общественной приемной мэра.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения корреспонденции, подпись специалиста, принявшего корреспонденцию, и печать канцелярии.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланная корреспонденция в течение двух рабочих дней со дня поступления возвращается отправителю.
Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением корреспонденции с грифом «лично», которая передается адресату в закрытом виде.
При обнаружении повреждения корреспонденции, если отсутствует корреспонденция или приложения к ней, составляется акт в двух экземплярах, первый остается в канцелярии и приобщается к поступившему материалу, второй в течение трех рабочих дней со дня поступления направляется отправителю корреспонденции.
Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции, а также если корреспонденция имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично».(Подпункт в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
10.1.2. Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии, представлен в приложении 8.
При регистрации корреспонденции в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется регистрационный штамп канцелярии, в котором указывается регистрационный номер входящей корреспонденции и дата, при необходимости указывается время поступления.
Корреспонденцию, поступившую на имя мэра, после регистрации канцелярия направляет мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра, руководителям структурных подразделений мэрии для подготовки ответа за подписью мэра (при необходимости) или за подписью первого заместителя мэра, руководителя структурного подразделения мэрии соответственно.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
Информация о входящей корреспонденции в течение двух рабочих дней со дня поступления заносится в систему электронного документооборота.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
Регистрация и распределение поступившей корреспонденции осуществляется в соответствии с полномочиями первых заместителей мэра, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений мэрии.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
Регистрация и распределение корреспонденции, поступающей в мэрию из органов прокуратуры и иных правоохранительных органов, осуществляется с учетом требований пункта 7 настоящего Регламента.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
- Абзац исключен - постановление мэра от 21.08.2012 N 8484 - см. предыдущую редакцию
Уведомления о проведении публичных мероприятий регистрируются в канцелярии безотлагательно. Подлинник уведомления незамедлительно направляется в отдел по организационному обеспечению деятельности заместителя мэра по организационным вопросам для подготовки проекта резолюции. Копии уведомления с отметкой о дате и времени приема передаются организатору публичного мероприятия и в комитет мэрии по взаимодействию с административными органами.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
Корреспонденция, передаваемая из одного структурного подразделения мэрии в другое, повторно не регистрируется, но учитывается в журнале входящей корреспонденции соответствующего структурного подразделения мэрии.
Учет и передача адресату корреспонденции осуществляется отделами по организационному обеспечению деятельности первых заместителей мэра, заместителей мэра, организационно-контрольными отделами (специалистами) структурных подразделений мэрии самостоятельно.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
Полученная по электронной почте корреспонденция, требующая рассмотрения руководителями структурных подразделений мэрии, регистрируется после распечатывания и проставления на реквизите «Подпись» печати канцелярии. Другая оперативная и справочная информация учитывается в базе данных и переадресовывается по электронной почте в приемную руководителя соответствующего структурного подразделения.
Информация о поступивших факсограммах заносится в систему электронного документооборота канцелярии. При регистрации факсограмм в правой части нижнего поля первого листа проставляется регистрационный номер (без проставления регистрационного штампа) и дата. Зарегистрированные факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - незамедлительно.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
Приглашения на заседания, совещания, конференции, праздничные мероприятия (кроме внутренних), поступившие в канцелярию на имя мэра, первых заместителей мэра, заместителей мэра, заместителей мэра - начальников департаментов мэрии, регистрируются в системе электронного документооборота. В правой части нижнего поля первого листа проставляется регистрационный номер и дата без проставления регистрационного штампа канцелярии. Зарегистрированные приглашения передаются адресатам в день их приема, срочные - незамедлительно.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
10.1.3. Корреспонденция, адресованная мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра, руководителям структурных подразделений мэрии, передается специалисту, ответственному за делопроизводство, под роспись в разносной книге в день регистрации.(Абзац в редакции, введенной постановлением мэра от 21.08.2012 N 8484, - см. предыдущую редакцию)
Корреспонденция, поступившая с пометкой «Срочно», после регистрации вручается незамедлительно.
Мэру (исполняющему обязанности мэра) обязательно направляется следующая корреспонденция:
федеральные законы;
указы Президента Российской Федерации;
постановления Правительства Российской Федерации;