6.1. Обращение считается рассмотренным, если гражданину дан письменный или устный (с согласия гражданина) ответ по существу поставленных в нем вопросов, направлены соответствующие запросы и уведомления, приняты необходимые решения и меры в соответствии с законодательством Российской Федерации (статья 10 Закона N 59-ФЗ).
6.2. Ответственным за оформление дела по обращению гражданина и его хранение является государственный гражданский служащий отдела по работе с обращениями граждан Министерства, ответственный за делопроизводство.
Государственный гражданский служащий отдела по работе с обращениями граждан, ответственный за делопроизводство, после получения письменного обращения с резолюцией министра либо лица, его замещающего, о списании его в дело формирует обращение гражданина и документы, связанные с его решением, в дело в соответствии с номенклатурой дел.
6.3. Законченные производством обращения хранятся на рабочем месте у государственного гражданского служащего отдела по работе с обращениями граждан Министерства, ответственного за делопроизводство, в соответствии с номенклатурой дел в течение трех лет, после чего передаются на хранение в архив Министерства.
По истечении срока хранения (5 лет) они подлежат уничтожению.
Оформление дел осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством.
6.4. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Документы в делах должны располагаться в хронологическом порядке.