3.1. Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию письменных обращений граждан и организаций, прилагаемых к нему документов (при их наличии), а также обращений в форме электронного документа является государственный гражданский служащий отдела по работе с обращениями граждан Министерства, ответственный за делопроизводство.
3.2. Государственный гражданский служащий отдела по работе с обращениями граждан Министерства, ответственный за делопроизводство:
- проверяет правильность адресности корреспонденции;
- регистрирует обращения путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержания их обращений в систему электронного документооборота (далее - СЭД), которая автоматически присваивает обращению регистрационный номер;
- определяет соответствие обращения требованиям, установленным к его содержанию настоящим Положением;
- проставляет отметку на обращении (дата приема, входящий номер);
- на каждое поступившее в Министерство письменное обращение в целях контроля сроков рассмотрения заводит отдельную регистрационно-контрольную карточку;
- проставляет отметку о принятии обращения с указанием даты приема и входящего номера (по просьбе гражданина).
Ошибочно (не по адресу) присланные письма государственный гражданский служащий отдела по работе с обращениями граждан Министерства, ответственный за делопроизводство, возвращает их на почту не вскрывая.
3.3. Срок приема и регистрации обращений и прилагаемых к нему документов (при их наличии) - 3 дня с момента поступления письменного обращения в Министерство.
3.4. Датой принятия Министерством обращения считается дата регистрации обращения, указанная в регистрационно-контрольной карточке документа, сформированной в системе электронного документооборота (СЭД).
3.5. Государственный гражданский служащий отдела по работе с обращениями граждан Министерства, ответственный за делопроизводство, при регистрации обращений проверяет установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяет поступившие обращения на повторность.