11.1. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда исполнительных органов государственной власти.
Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив исполнительного органа государственной власти осуществляются в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти в соответствующих информационных системах.
11.2. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку).
В контейнер электронного документа включаются:
- электронный документ в формате архивного хранения (PDF/A-1);
- метаданные документа, включая электронные подписи.
Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа (график, список, смета, план и другой нормативный или иной документ), а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл.
Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы. При передаче контейнеров электронных документов из структурного подразделения в архив исполнительного органа государственной власти по информационно-телекоммуникационной сети содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему архива исполнительного органа государственной власти и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа.
В информационной системе архива исполнительного органа государственной власти формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий.
Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив исполнительного органа государственной власти на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем.
Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве исполнительного органа государственной власти является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.
11.3. Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.