6.1. При подготовке проектов внутренних документов работник исполнительного органа создает в СЭД проект регистрационной карточки.
В регистрационной карточке заполняются следующие реквизиты:
1. Заголовок (краткое содержание документа).
2. Вид документа.
3. Дата документа (проставляется число, присвоенное автором документа).
4. Подпись (фамилия и инициалы лица, подписавшего документ).
5. Исполнитель (фамилия и инициалы исполнителя).
6. Адресат (указывается фамилия должностного лица, на чье имя направляется документ, или наименование исполнительного органа).
7. Количество листов.
8. Количество экземпляров.
9. Количество приложений.
10. Количество листов приложений.
11. Контрольные данные документа (признак контроля, срок исполнения, контролер).
При необходимости дополнительно заполняется реквизит "Тематика".
Исполнитель прикрепляет к регистрационной карточке файл документа, за исключением электронных образов документов, указанных в п. 2.4.4 настоящего Регламента, при необходимости устанавливает связь с документом (за исключением инициативных писем), во исполнение которого подготовлен внутренний документ, в меню "Связанные". Согласование и направление на подпись служебных и докладных записок осуществляются аналогично исходящим документам.
Внутренние документы, подготовленные исполнительными органами (служебные и докладные записки, информационные и аналитические материалы), регистрируются в исполнительных органах. На рассмотрение Губернатору города Севастополя документы передаются только при наличии всех необходимых виз согласования (обязательно визирование заместителя Губернатора в соответствии с распределением обязанностей, за исключением документов во исполнение поручений, данных непосредственно руководителям исполнительных органов), документов, послуживших основанием для их подготовки, указанных в меню "Связанные" в СЭД, либо отдельно прикрепленного файла, если документ отсутствует в базе данных СЭД. После подписания и согласования зарегистрированный документ направляется в службу делопроизводства для подготовки проекта резолюции Губернатора города Севастополя.
6.2. Служебные и докладные записки, направляемые на имя Губернатора города Севастополя, подписанные КЭП в СЭД заместителем Губернатора, советником либо помощником Губернатора города Севастополя, направляются для регистрации в службу делопроизводства. Работники службы делопроизводства подготавливают в СЭД проекты резолюций и направляют их на утверждение Губернатору города Севастополя.
6.3. Внутренние документы информационно-справочного характера, подготовленные в исполнительных органах и направляемые в адрес заместителей Губернатора или руководителей других исполнительных органов, регистрируются в исполнительных органах и направляются по назначению в электронном виде по СЭД службой делопроизводства исполнительного органа.
6.4. При регистрации внутреннего документа, подготовленного во исполнение контрольных документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, поручений Губернатора города Севастополя, работник исполнительного органа, осуществляющий регистрацию, создает в контрольной резолюции Губернатора города Севастополя отчет (кнопка "Создать отчет") с указанием реквизитов зарегистрированного документа.
6.5. В случае если в качестве приложения к документу имеются заверенные копии документов или какие-либо документы или проекты документов на бумажных носителях, документ распечатывается на бумажном носителе с проставлением регистрационного номера и даты регистрации, заверяется исполнителем или ответственным за делопроизводство в исполнительном органе и вместе с прилагаемыми документами передается адресату.
6.6. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭД. В его регистрационной карточке делаются отметки о принятии в работу, резолюция, об исполнении и т.д.
6.7. В случае если установлено, что вопросы, которые содержатся в документе, не входят в сферу функциональных обязанностей исполнителя, исполнителем готовится служебная записка на имя Губернатора города Севастополя об изменении состава исполнителей. После рассмотрения служебной записки Губернатором в резолюцию вносятся соответствующие изменения в состав исполнителей и сроки исполнения документа.