4.1. Прием и учет входящих документов, поступающих в исполнительные органы по СЭД, осуществляется соответствующей службой делопроизводства (лицом, ответственным за делопроизводство).
Документы, подлежащие исполнению на бумажном носителе, после заполнения регистрационной карты, внесения резолюции руководителя направляются исполнителям в течение рабочего дня в бумажном виде в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. О наличии срочных документов исполнители уведомляются в течение часа с использованием электронной, телефонной или факсимильной связи.
Документы, поступившие на исполнение в исполнительные органы из службы делопроизводства не по назначению, немедленно возвращаются в службу делопроизводства для направления их по принадлежности в соответствии с компетенцией.
4.2. Служба делопроизводства исполнительного органа рассматривает документы, готовит в СЭД проекты резолюций (при наличии документа на бумажном носителе резолюция распечатывается), ставит на контроль (если руководителем исполнительного органа не предусмотрен иной порядок подготовки резолюций).
4.3. Из службы делопроизводства исполнительного органа документ с проектом резолюции поступает на рассмотрение руководителю исполнительного органа, который при необходимости корректирует ее и утверждает проставлением КЭП. При этом руководитель может установить свой контрольный срок дополнительно к установленному Губернатором города Севастополя или заместителем Губернатора, но не превышающий его.
После утверждения резолюции документ поступает к исполнителю - заместителю руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) либо начальнику структурного подразделения.
4.4. Работники службы делопроизводства исполнительного органа при работе с входящей документацией:
- осуществляют мониторинг документов, поступающих в СЭД и на бумажных носителях (при наличии);
- своевременно рассматривают документы (в день их получения либо на следующий рабочий день, если они поступили в последний час рабочего дня, за исключением срочных документов, которые рассматриваются в течение часа), создают проекты резолюций руководителя и представляют поступившие документы руководителю посредством СЭД и на бумажном носителе (при наличии), если руководителем не установлен иной порядок рассмотрения документов;
- осуществляют постановку поручений на контроль и контролируют своевременность исполнения документов;
- вносят в СЭД резолюции руководителей и направляют на исполнение документы, рассмотренные руководителями в бумажном виде;
- обеспечивают доведение документов на бумажных носителях (при наличии) до исполнителей.
4.5. Права доступа к СЭД для создания и утверждения резолюций в исполнительных органах в пределах своей компетенции имеют:
- руководители структурных подразделений и их заместители, имеющие соответствующий признак (КЭП) в СЭД;
- иные пользователи СЭД на основании поручений руководителей структурных подразделений;
- работники службы делопроизводства при обработке документов, рассмотренных руководителями в бумажном виде.
4.6. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до исполнителя (пользователя СЭД) с момента получения статуса резолюции "В работу".
4.7. В обязанности исполнителя по работе в СЭД входят:
- мониторинг меню "Уведомления" и рассмотрение документов (поручений), поступающих в электронную папку исполнителя "Задачи" - "Необработанные";
- создание проекта регистрационной карточки подготовленного исходящего внутреннего документа, нормативного правового акта;
- создание проекта регистрационной карточки подготовленного проекта электронного документа;
- заполнение полей проекта регистрационной карточки документа на вкладке "Реквизиты";
- установление связок проекта регистрационной карточки документа с регистрационными карточками документов, послуживших основанием для его подготовки, в меню "Связанные" - "Документы";
- прикрепление к проекту регистрационной карточки файла подготовленного документа с приложениями в меню "Содержание";
- определение параметров и маршрута согласования подготовленного проекта документа в меню "Отправить" - "На согласование";
- перечисление в карточке маршрута согласования сотрудников, которым документ должен быть направлен на согласование (визирование);
- определение типа согласования "Параллельный", "Последовательный", "Комбинированный";
- указание сроков согласования (визирования) для каждого исполнителя в соответствии с выбранным типом согласования;