7.1. Регистрация исходящих документов за подписью Губернатора города Севастополя и заместителей Губернатора осуществляется в службе делопроизводства.
7.2. Регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителей исполнительных органов осуществляется в соответствующей службе делопроизводства.
7.3. После подписания КЭП исходящего документа Губернатором города Севастополя документ автоматически направляется уполномоченным Губернатором города Севастополя лицом для регистрации. В случае отказа Губернатора города Севастополя в подписании исходящий документ направляется ответственному заместителю Губернатора или руководителю исполнительного органа, являющегося разработчиком проекта документа, на доработку.
7.4. Регистрация созданных исходящих электронных документов осуществляется в день поступления на регистрацию либо на следующий рабочий день, если они поступили в последний час рабочего дня, за исключением срочных документов, которые регистрируются в течение часа.
При регистрации исходящих документов в СЭД вносятся сведения, которые в дальнейшем используются для осуществления учета и поиска зарегистрированных документов:
Основные:
1) заголовок (краткое содержание);
2) вид документа;
3) дата регистрации;
4) регистрационный номер документа;
5) подпись (фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ);
6) другие подписи (фамилии и инициалы должностных лиц, завизировавших документ);
7) исполнители;
8) адресаты (указываются наименование организации, фамилия, инициалы, должность лица, которым адресован документ);
9) особая отметка (при наличии таковой, выбирается из классификатора).
Дополнительные:
1) количество листов;
2) количество экземпляров;
3) количество приложений;
4) листов приложения.
Реквизиты, необязательные для заполнения и используемые при необходимости:
1) тематика (выбирается из классификатора);
2) контрольные данные документа (признак контроля, срок исполнения, контролер);
3) комментарий.
Работники, осуществляющие регистрацию и передачу документов адресатам (получателям), осуществляют следующую последовательность действий:
- проверяют наличие всех необходимых виз и действительность электронных подписей;
- выполняют регистрацию документа или возврат документа на подготовку (если при проверке выявлены нарушения в порядке согласования или недействительные электронные подписи (установлена недействительность КЭП)).
В случае направления исходящего документа, подписанного КЭП, на бумажном носителе служба делопроизводства распечатывает зарегистрированный документ на бланке, заверяет и отправляет адресату. Незаверенные копии электронных документов не подлежат отправке адресату.