15.1. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив исполнительного органа ежегодно не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.
15.2. Передача электронных документов в архив исполнительного органа производится в упорядоченном состоянии в виде контейнеров электронных документов на основании описей электронных документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые перемещаются из структурных подразделений в архив исполнительного органа.
15.3. При передаче контейнеров электронных документов в архив исполнительного органа выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
- формирование в информационной системе исполнительного органа контейнеров электронных документов;
- формирование описи электронных документов структурного подразделения (сдаточной описи);
- передача контейнеров электронных документов с сопроводительной служебной запиской и экземпляром сдаточной описи в электронной форме в архив исполнительного органа на физически обособленных материальных носителях или по информационно-телекоммуникационной сети;
- проверка архивом исполнительного органа электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (вирусов), проверка воспроизводимости электронных документов, проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив на физически обособленных материальных носителях);
- внесение сведений о поступивших в архив электронных документах в учетные документы архива и размещение электронных документов в архиве.
15.4. Прием электронных документов в архиве оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив электронных дел, электронных документов, их контрольные суммы, объем в Мб, дата приема-передачи.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы. После приема в архиве электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформляемые в архиве.
На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:
- наименование организации (полное, сокращенное);
- номер фонда;
- номер описи электронных дел, документов;
- номер дела по описи;
- отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
- крайние даты документов электронного дела;
- при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам и др.
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.