41. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является личное обращение гражданина в Администрацию городского поселения или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других органов или от должностных лиц для рассмотрения по поручению.
42. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином или его представителем, поступить по почте, телеграфу, по информационным системам общего пользования (электронная почта, факс, на сайт в Интернете) и подлежит рассмотрению в следующем порядке:
- обращение, поступившее по электронной почте, переводится на бумажный носитель, далее исполняется как письменное обращение с обязательной регистрацией;
- обращение, поступившее по факсу, исполняется как письменное обращение;
- обращение, поступившее на официальный сайт органов местного самоуправления района, подлежит рассмотрению в соответствии с действующим законодательством и настоящим Административным регламентом.
43. При приеме и первичной обработке документов, присланных по почте:
- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки - возвращаются невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- раскрываются конверты, проверяется наличие в них документов и правильность их оформления (наличие реквизитов "Адресат" и "Подпись").
44. На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в соответствующем структурном подразделении Администрации городского поселения, второй приобщается к поступившему обращению.
45. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие подобные приложения к письму) скрепляются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма специалистом Администрации городского поселения, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес руководителя Администрации городского поселения нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам.
Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан, сохраняются вместе с обращениями.
46. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), специалист, ответственный за прием документов должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему непосредственному начальнику. Последний в свою очередь обязан проинформировать о таких фактах обнаружения главу района либо его заместителей с обязательной изоляцией почтового отправления.
47. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя должностного лица Администрации городского поселения, его заместителей, передаются адресату невскрытыми.
В случае, если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в Администрацию городского поселения, ответственному за прием документов.
48. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в соответствующем структурном подразделении Администрации городского поселения в рабочее время.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения и количества принятых листов. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
49. Обращения граждан, поступающие при проведении личного приема должностными лицами во время организованных "горячих линий", подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
50. На письменных обращениях граждан, принятых на личном приеме, делается отметка "Письмо оставлено на приеме". Данные обращения передаются на регистрацию и рассматриваются в установленном настоящим Административным регламентом порядке как письменные обращения.
51. Делопроизводство и контроль за деятельностью по рассмотрению обращений граждан в Администрации городского поселения осуществляет зам. Главы Администрации городского поселения.
Делопроизводство в части рассмотрения обращений граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.