3.1. Делопроизводство в части рассмотрения обращений ведется отдельно от других видов делопроизводства.
3.2. Обращения, поступившие в исполнительный орган, принимаются, обрабатываются, учитываются и регистрируются с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) делопроизводителями, либо ответственным структурным подразделением, либо ответственным специалистом.
3.3. Не подлежат регистрации поздравления, приглашения, соболезнования, печатные издания, а также тексты, адресованные иному государственному органу, органу местного самоуправления или иному должностному лицу, которые без регистрации и сканирования направляются адресатам в порядке, предусмотренном для служебного делопроизводства.
Поступившие благодарности подлежат регистрации как "необращения". Гражданину направляется уведомление о принятии его благодарности к сведению.
3.4. В случае выявления при вскрытии конверта нескольких обращений от одного либо от разных граждан регистрации подлежит каждое обращение в отдельности.
3.5. На первой странице обращения в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и входящий номер.
Делать какие-либо надписи и отметки на обращениях не допускается.
3.6. Обращения, поступившие в исполнительный орган, после их предварительной обработки, независимо от способа доставки, регистрируются в СЭДД во вкладке "ОГ (Обращения граждан)" в течение 3 дней с даты их поступления.
3.7. На каждое обращение оформляется регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) в СЭДД с использованием индекса 01-09.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 09.04.2021 N 272-П)
При регистрации документов, связанных с рассмотрением обращения (уведомление, запрос информации, ответ гражданину и др.), используется подчиненный индекс 01-09-01 в базах данных ВнД, ВхД, ИсхД.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 09.04.2021 N 272-П)
3.8. При регистрации обращения в РКК вносятся предусмотренные программным обеспечением соответствующие реквизиты обращения, проставляется отметка о виде обращения (предложение, заявление, жалоба), виде вопроса, типе вида вопроса.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 21.12.2018 N 1322-П)