2.1. Основание для начала организации рассмотрения обращений - их поступление в исполнительный орган.
2.2. Обращения поступают посредством почтовой, телеграфной, факсимильной связи, информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", могут быть переданы непосредственно должностному лицу исполнительного органа при проведении мероприятий с участием населения, доставлены гражданином лично либо его представителем, иным доступным способом.
Для приема обращений, поступающих через интернет-приемную, указанную в пункте 1.5 настоящей Инструкции, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение гражданином реквизитов, необходимых для работы с обращением, в соответствии с Федеральным законом N 59-ФЗ.
Обработка обращений, поступивших посредством факсимильной и телеграфной связи, осуществляется аналогично обработке письменных обращений в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Обращение, поступившее в форме электронного документа, распечатывается на бумажный носитель, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.
2.3. Прием обращений осуществляется делопроизводителем, либо ответственным структурным подразделением, либо ответственным специалистом.
2.4. Утратил силу. - Постановление Правительства ЯНАО от 21.12.2018 N 1322-П.
2.5. При приеме обращения непосредственно от гражданина по его просьбе лицо, принявшее письменное обращение, обязано удостоверить своей подписью на копии обращения факт приема обращения с указанием даты, занимаемой должности, фамилии и инициалов.
2.6. Перед вскрытием почтового конверта проверяется правильность его адресата. Ошибочно доставленные почтовые конверты не вскрываются и возвращаются в доставившее их отделение почтовой связи.
2.7. После вскрытия почтового конверта проверяется наличие в нем письменных вложений и приложений к ним.
На письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами, подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается нехватка документов, указанных в обращении, в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах в течение 1 дня с момента поступления. Один экземпляр акта приобщается к поступившему обращению, второй направляется гражданину, направившему обращение. При наличии обратного адреса гражданину направляется письменное уведомление об отсутствии внутри почтового отправления письменного вложения или приложений к письменному вложению в течение 3 дней с даты регистрации обращения.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 21.12.2018 N 1322-П)
Поступившие оригиналы документов, денежные знаки, ценные бумаги и т.д. направляются гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней с даты регистрации обращения.
2.8. Поступившие документы, а также их копии (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие подобные приложения к обращению) прикладываются к обращению. В случае отсутствия самого обращения ответственным структурным подразделением либо ответственным специалистом составляется акт с отметкой об отсутствии письменного обращения, с указанием даты и личной подписи. Акт прилагается к поступившим документам.