14.1. Музей обеспечивает контроль за использованием ключей или карт доступа к электронным замкам системы контроля и управления доступа (далее - СКУД) ко всем помещениям музея, а также меры, исключающие любую возможность несанкционированного доступа в хранилища, реставрационные и иные служебные помещения музея.
14.2. Каждый ключ подлежит учету в рамках базы данных ключевого хозяйства музея. Выдача и возврат ключей от экспозиционных залов и хранилищ музея регистрируются в журнале регистрации выдачи и возврата ключей от экспозиционных залов и хранилищ музея, который должен содержать следующие сведения: место хранения и N ключа, сведения о выдаче ключа: дату, время, кому выданы (с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), должности лица, его подписи и расшифровки); информации о приеме ключей: место хранения и N ключа, дату и время приема ключа, кто принял ключ: фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, его подпись и расшифровка подписи.
Ключ снабжается биркой с названием номера зала, хранилища, шкафа, витрины и прочих мест хранения музейных предметов.
Первые экземпляры ключей хранятся в специальных пеналах, которые выдаются ответственным хранителям, опечатываются их личной печатью. Выдача и возврат пеналов с ключами фиксируется в журнале, который должным образом ведется и хранится в помещении, оборудованном для хранения ключей.
Выдача ключей, оформление на карту доступа права открытия дверей СКУД хранений и право снятие/постановки системы охранной сигнализации хранений, осуществляется на основании документа, подтверждающего право лица на пользование ими.
Вынос пломбиров, пеналов с ключами за пределы музея категорически запрещается.
14.3. Ключи от хранительского оборудования (шкафы, витрины, сейфы) хранятся в помещении хранилища в металлическом шкафу или сейфе. Иной алгоритм хранения может быть определен внутренней инструкцией по хранению, учету и использованию ключевого хозяйства музея.
Поступление новых ключей, изъятие ключей, замена вышедших из строя ключей регистрируется в журналах учёта поступлений/изъятий ключей.
14.4. Дубликаты всех ключей хранятся в сейфе у руководителя, или главного хранителя музея, или в специализированном помещении хранения ключей, оборудованном системой охранной сигнализации и в которые исключен несанкционированный и неконтролируемый допуск лиц. Использование дубликатов фиксируется в журнале, порядок ведения которого определяется внутренней инструкцией учреждения.
14.5. В случае необходимости доступа в хранилище в отсутствие ответственного хранителя, вскрытие помещения производится по распоряжению главного хранителя комиссией в составе не менее 3 человек, с обязательным составлением акта. При наличии технической возможности процесс вскрытия комиссией хранения необходимо зафиксировать в режиме видеосъемки.
Список лиц, имеющих право доступа в хранилище, актуализируется по мере производственной необходимости. Данная информация должна быть в распоряжении подразделения службы безопасности (охраны). База данных (при наличии ее в музее) допусков сотрудников к праву получения ключей, открытию дверей СКУД и снятию/постановки сигнализации, подлежит обязательной ежегодной актуализации службой безопасности (охраны), согласно приказу руководителя, по письменным представлениям Главного хранителя. Актуализация допусков (аннулирование прав) проводится незамедлительно в случае увольнения хранителя.
Все другие сотрудники музея допускаются в хранилище только в сопровождении ответственного хранителя или заведующего структурным подразделением музея, осуществляющим функции хранения музейных предметов.
14.6. Определение должностных лиц, ответственных за организацию ведения и учета ключевого хозяйства музея, пропускной документации в фондохранилища регламентируется внутренней инструкцией учреждения.