1. Настоящий Порядок устанавливает правила передачи органами записи актов гражданского состояния, образованными органами государственной власти субъектов Российской Федерации (далее - органы ЗАГС субъектов Российской Федерации), книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) (далее - актовые книги), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, в государственные архивы соответствующих субъектов Российской Федерации (далее - государственные архивы).
2. Актовые книги по истечении ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния передаются органами ЗАГС субъектов Российской Федерации на постоянное хранение в государственные архивы.
3. Для передачи и приема актовых книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГС субъекта Российской Федерации, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - уполномоченный орган) и государственного архива (далее - комиссия). Состав комиссии утверждается совместным приказом органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и уполномоченного органа.
Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.
4. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации составляет опись дел постоянного хранения (далее - опись) (приложение N 1 к настоящему Порядку) передаваемых в государственный архив актовых книг, а также акт приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств к ним на постоянное хранение в государственный архив (далее - акт приема-передачи, справочно - поисковые средства соответственно) (приложение N 2 к настоящему Порядку).
5. Опись составляется в четырех экземплярах, подписывается членами комиссии, согласовывается экспертной комиссией органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и после утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа утверждается руководителем органа ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и руководителем государственного архива.
Три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи передаются вместе с актовыми книгами и справочно-поисковыми средствами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта приема-передачи остаются в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.
Возможно составление отдельной описи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.
6. Актовые книги передаются и принимаются поединично.
7. Доставка актовых книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.