Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.
Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.
Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п.5 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).
При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.
Абзацем 1 пункта 6.3 Порядка ЦБ РФ N 3210-У предусмотрено, что для получения подотчетных сумм нужно издать приказ или работник обязан оформить заявление в произвольной форме и содержащее запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.
Обратите внимание! Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых отчетов.
Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п.6 Порядка ЦБ РФ N 3210-У).
Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (абз.2 пункта 6.3 Порядка ЦБ РФ N 3210-У). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.
При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов наличными для юрлиц, установленный для расчетов наличными в рамках одного договора.