9.1.1. Прием, первичная обработка и распределение поступающей в мэрию корреспонденции, адресованной мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра, руководителям структурных подразделений мэрии, производятся в канцелярии. Регистрация корреспонденции, адресованной мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра, производится в канцелярии.
Корреспонденция в канцелярию поступает через почтамт, по электронной почте, факсу, телеграфу, фельдъегерской связью, от нарочных.
Письменные обращения граждан, полученные по почте, передаются канцелярией для регистрации и исполнения в общественную приемную мэра.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения корреспонденции, подпись специалиста, принявшего корреспонденцию, и, при необходимости, печать канцелярии.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю.
Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением корреспонденции с грифом «лично», которая передается адресату в закрытом виде.
При обнаружении повреждения корреспонденции, если отсутствует корреспонденция или приложения к ней, составляется акт в двух экземплярах, первый остается в канцелярии и приобщается к поступившему материалу, второй направляется отправителю корреспонденции.
Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции, а также, если корреспонденция имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично».
9.1.2. Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Перечень нерегистрируемой в канцелярии корреспонденции утверждается начальником департамента организационной и кадровой работы мэрии. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии, представлен в приложении 10.
Корреспонденцию, поступившую на имя мэра, канцелярия распределяет мэру или первым заместителям мэра, заместителям мэра, руководителям структурных подразделений мэрии для подготовки ответа за подписью мэра (при необходимости) или за подписью первого заместителя мэра, заместителя мэра, руководителя структурного подразделения мэрии соответственно.
Информация о входящей корреспонденции заносится в электронную базу канцелярии.
Регистрация поступившей корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между мэром, первыми заместителями мэра, заместителями мэра и начальниками департаментов мэрии, а также в соответствии с функциями структурных подразделений мэрии.
Уведомления о проведении публичных мероприятий регистрируются в канцелярии безотлагательно. Подлинник уведомления незамедлительно направляется в отдел по организационному обеспечению деятельности заместителя мэра по организационным вопросам для подготовки проекта резолюции. Копии уведомления передаются:
организатору публичного мероприятия с отметкой о дате и времени приема;
в управление общественных связей мэрии.
Корреспонденция, передаваемая из одного структурного подразделения мэрии в другое, повторно не регистрируется, но учитывается в журнале входящей корреспонденции соответствующего структурного подразделения мэрии.
Учет и передача адресату корреспонденции осуществляется отделами по организационному обеспечению деятельности первых заместителей мэра, заместителей мэра, управлениями, комитетами мэрии, администрациями районов города самостоятельно.
Полученная по электронной почте корреспонденция, требующая рассмотрения руководителями структурных подразделений мэрии, регистрируется в установленном порядке после распечатывания и проставления на реквизите «Подпись» печати канцелярии. Другая оперативная и справочная информация учитывается в базе данных и переадресовывается по электронной почте пользователям сети.
Поступившие факсограммы учитываются в журналах без проставления регистрационного штампа входящей корреспонденции и передаются адресатам в день их приема, срочные - незамедлительно.
При регистрации корреспонденции в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется регистрационный штамп канцелярии, в котором указывается регистрационный номер входящей корреспонденции и дата, при необходимости, указывается время поступления.
9.1.3. Корреспонденция, адресованная мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра и руководителям структурных подразделений мэрии, передается специалисту, ответственному за делопроизводство, под роспись в разносной книге в день регистрации.
Корреспонденция, поступившая с пометкой «Срочно», после регистрации вручается незамедлительно.
Мэру (исполняющему обязанности мэра) обязательно направляется следующая корреспонденция:
федеральные законы;
указы Президента Российской Федерации;
постановления Правительства Российской Федерации;
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
законы Новосибирской области;