9.2.1. Регистрацию и отправление исходящей корреспонденции мэрии осуществляет канцелярия в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
Исходящие письма, подписанные мэром, первыми заместителями мэра и заместителями мэра, регистрируются в канцелярии. Первый экземпляр письма направляется канцелярией адресату в день его регистрации, второй (с визой исполнителя) помещается в соответствующее дело.
Письма руководителей структурных подразделений мэрии регистрируются и отправляются специалистами, ответственными за делопроизводство в этих структурных подразделениях.
Письма руководителей структурных подразделений мэрии передаются специалистами, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении мэрии, из одного подразделения в другое под роспись в разносной книге этих подразделений.
На письмах - ответах мэрии в организации - проставляется дата регистрации, регистрационный номер входящей в мэрию корреспонденции, дается ссылка на регистрационный номер и дату письма организации.
Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется путем занесения данных в регистрационную книгу.
При получении ответа на исходящие письма мэра, первых заместителей мэра и заместителей мэра информация об ответе заносится в регистрационную книгу, поступившему письму присваивается тот же регистрационный номер, проставляется дата его получения. Канцелярией изготавливается копия исходящего письма и вместе с ответом направляется по назначению.
9.2.2. Отправка корреспонденции в мэрии осуществляется электронной почтой, факсимильной связью, заказной и простой почтой, телеграфом.
Корреспонденция, отправляемая простой и заказной почтой, передается в канцелярию готовой к отправке: с указанием адресата (и почтового адреса), наличием подписи и приложений (указанных в тексте документа). Исполнитель определяет вид отправки корреспонденции и представляет список рассылки к ней.
Отправка корреспонденции в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства осуществляется фельдъегерской связью.
Корреспонденция, отправляемая простой и заказной почтой, в течение двух рабочих дней отправляется через почтамт.
Канцелярия в течение двух рабочих дней обеспечивает доставку корреспонденции полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, в прокуратуру Новосибирской области, Новосибирский областной Совет депутатов, администрацию Новосибирской области.
Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются незамедлительно.
Корреспонденция передается специалистам, ответственным за прием корреспонденции. В разносной книге указывается дата получения и ставится подпись специалиста, принявшего корреспонденцию.
Отправка копий правовых актов мэра осуществляется согласно списку рассылки, представленному отделом распорядительных документов мэрии. Организациям копии правовых актов мэра направляются через почтамт заказной почтой.
Структурные подразделения мэрии обеспечивают доставку корреспонденции самостоятельно.
9.2.3. Электронная почта используется для оперативной передачи корреспонденции.
Исполнитель представляет подписанный подлинник письма и список рассылки к нему. Для отправки корреспонденции электронной почтой файл с текстом этой корреспонденции должен быть представлен в канцелярию по электронной почте или на дискете.
Требования к оформлению электронного сообщения (письма) изложены в Инструкции по делопроизводству.
9.2.4. Документы, передаваемые телефаксом, оформляются с учетом требований, изложенных в Инструкции по делопроизводству.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на подготовившего корреспонденцию к передаче специалиста (исполнителя) и руководителя соответствующего структурного подразделения мэрии.
Запрещается передавать телефаксом тексты документов с пометкой «Для служебного пользования».
Переданная по телефаксу корреспонденция после передачи возвращается исполнителям с отметкой об ее отправке.
Контроль за работой и использованием факсимильной техники осуществляется назначенными в структурных подразделениях мэрии ответственными специалистами и руководителем канцелярии.
9.2.5. Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги с учетом требований, изложенных в Инструкции по делопроизводству, и подписывается мэром, первыми заместителями мэра и заместителями мэра.
Регистрация телеграмм осуществляется путем занесения данных в регистрационную книгу.
Телеграмма передается в канцелярию в количестве экземпляров, соответствующих количеству адресатов, с учетом копии с визой составителя, которая подшивается в дело в канцелярии.
При направлении телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам после подписи и регистрации первого экземпляра изготавливается необходимое количество копий.