5.2.1. Специалист структурного подразделения мэрии, на которое возложена подготовка совещания (далее по тексту - ответственный за подготовку совещания), не позднее чем за пять рабочих дней до совещания формирует и представляет соответственно первому заместителю мэра, заместителю мэра или руководителю структурного подразделения мэрии на утверждение пакет документов, который включает:
повестку дня совещания с указанием рассматриваемого вопроса, фамилии, имени, отчества, должности докладчиков (выступающих), времени доклада;
список приглашенных с указанием фамилии, имени, отчества и должности;
информацию к докладу, подписанную докладчиком.
5.2.2. Ответственность за подготовку и проведение совещаний у мэра возлагается на управление по организационному обеспечению деятельности мэра.
5.2.3. Ответственность за подготовку и проведение расширенных аппаратных совещаний, проводимых мэром, возлагается на управление организационной работы мэрии.
5.2.4. Ответственный за подготовку совещания не позднее чем за два рабочих дня до проведения совещания оповещает его участников о дате, месте и времени проведения совещания, повестке дня письмом с приложением, при необходимости, материалов по рассматриваемым вопросам или телефонограммой.
5.2.5. Ответственный за подготовку совещания до начала совещания проводит регистрацию участников и представляет председательствующему сведения об итогах регистрации.
5.2.6. Председательствующий на совещании назначает секретаря, определяет время для доклада (до 20 мин.), содоклада (до 10 мин.) и время для выступления в прениях (до 5 мин.).
Общая продолжительность совещания не должна превышать 1,5 час.